Zarządzenie nr 120.7.2022

Zarządzenie Nr 120.7.2022
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 31 stycznia 2022 roku

w sprawie ustalenia zasad obiegu wniosków o założenie/dezaktywację konta na Platformie Cieszyńskiego Systemu Informacji Finansowo-Podatkowej eUrząd

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. 2021 poz. 1372 z późn. zm.)

§ 1

1. Ustalam zasady obiegu wniosków o założenie/dezaktywację konta na Platformie Cieszyńskiego Systemu Informacji Finansowo-Podatkowej eUrząd stanowiące załącznik nr 1 do zarządzenia.
2. Wzór wniosku o konto na Platformie eUrząd (osoby fizyczne) stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
3. Wzór wniosku o konto na Platformie eUrząd (dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej) stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.
4. Wzór wniosku o dezaktywację konta na Platformie eUrząd stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.
5. Wzór wniosku o udostępnianie danych w systemie eUrząd innej osobie fizycznej stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

§ 2

Traci moc zarządzenie Nr 120.36.2020 Burmistrza Miasta Cieszyna z dnia 16 września 2020 roku w sprawie ustalenia zasad obiegu wniosków o założenie konta na Platformie Cieszyńskiego Systemu Informacji Finansowo-Podatkowej eUrząd.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego i Naczelnikowi Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Cieszynie.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 120.7.2022
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 31 stycznia 2022 roku

Zasady obiegu wniosków o założenie/dezaktywację konta na Platformie Cieszyńskiego Systemu Informacji Finansowo-Podatkowej eUrząd

I. WNIOSEK O ZAŁOŻENIE/DEZAKTYWACJĘ KONTA NA PLATFORMIE EURZĄD ZŁOŻONY W FORMIE PAPIEROWEJ

§ 1

POBRANIE WNIOSKU

Wniosek o założenie/dezaktywację konta na Platformie eUrząd można pobrać:

1) osobiście w Kancelarii Ogólnej Urzędu Miejskiego w Cieszynie, zwanego dalej Urzędem,

2) elektronicznie w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Cieszyna bip.um.cieszyn.pl.

§ 2

ZŁOŻENIE WNIOSKU

Wypełniony wniosek o założenie/dezaktywację konta na Platformie eUrząd należy złożyć w formie papierowej osobiście w Kancelarii Ogólnej Urzędu Miejskiego w Cieszynie lub innemu upoważnionemu przez Burmistrza Miasta Cieszyna pracownikowi, poza siedzibą Urzędu Miejskiego w Cieszynie

§ 3

WERYFIKACJA DANYCH OSOBOWYCH ZAWARTYCH WE WNIOSKU

1. Weryfikację tożsamości osoby składającej wniosek oraz prawidłowość wypełnienia wniosku o założenie/dezaktywację konta na Platformie eUrząd przeprowadza wyznaczony pracownik Kancelarii Ogólnej Urzędu Miejskiego w Cieszynie lub inny upoważniony pracownik przy pomocy okazanego przez wnioskodawcę dowodu osobistego.
2. Upoważniony pracownik przekazuje zweryfikowane wnioski do Kancelarii ogólnej celem rejestracji przesyłki przychodzącej w systemie obiegu dokumentów (eDokument2).

§ 4

PRZYJĘCIE WNIOSKU

Wyznaczony pracownik Kancelarii Ogólnej Urzędu:

1. rejestruje wniosek w eDokument2 jako przesyłkę przychodzącą i wypełnia odpowiednie pola,
2. przyjmuje w eDokument2 przesyłkę przychodzącą do składu chronologicznego,
3. umieszcza na wniosku pieczęć wpływu dokumentu i uzupełnia numer przesyłki przychodzącej,
4. wykonuje w eDokument2 pełne odwzorowanie cyfrowe wniosku,
5. przekazuje wniosek w eDokument2 do Naczelnika Wydziału Finansowego,
6. umieszcza wniosek w formie papierowej w składzie chronologicznym znajdującym się w Kancelarii ogólnej Urzędu.

II. WNIOSEK O ZAŁOŻENIE/DEZAKTYWACJĘ KONTA NA PLATFORMIE EURZĄD ZŁOŻONY W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

§ 5

ZŁOŻENIE WNIOSKU

1. W celu złożenia wniosku o założenie/dezaktywację konta na Platformie eUrząd należy posiadać skrzynkę kontaktową na Platformie ePUAP lub adres e-mail.
2. Wniosek o założenie/dezaktywację konta na Platformie eUrząd jest dostępny jako:
   1. e-formularz na Platformie ePUAP,
   2. dokument tekstowy PDF/ODT/DOCX na stronie bip.um.cieszyn.pl.

§ 6

PODPISANIE WNIOSKU

Wypełniony wniosek (e-formularz, dokument tekstowy lub skan wypełnionego ręcznie wniosku) o założenie/dezaktywację konta na Platformie eUrząd należy podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP i wysłać za pośrednictwem dedykowanej usługi ePUAP, usługi ePUAP "Pismo ogólne do podmiotu publicznego" lub poczty elektronicznej na adres urzad@um.cieszyn.pl.

§ 7

WERYFIKACJA DANYCH OSOBOWYCH ZAWARTYCH WE WNIOSKU

Pracownik Kancelarii Ogólnej Urzędu przeprowadza weryfikację tożsamości osoby składającej wniosek o założenie/dezaktywację konta na Platformie eUrząd poprzez weryfikację w eDokument2 poprawności podpisu elektronicznego (profilu zaufanego), którym jest opatrzony złożony wniosek.

§ 8

PRZYJĘCIE WNIOSKU

1. Wysłany wniosek zostaje zarejestrowany jako przesyłka przychodząca ePUAP w eDokument2.
2. Pracownik Kancelarii ogólnej Urzędu przekazuje wniosek w eDokument2 do Naczelnika Wydziału Finansowego.

III. OBIEG WNIOSKU O ZAŁOŻENIE/DEZAKTYWACJĘ KONTA NA PLATFORMIE EURZĄD

§ 9

ZADANIA WYDZIAŁU FINANSOWEGO

1. Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu przekazuje przesyłkę przychodzącą w eDokument do Kierownika Referatu Podatków, Dochodów, Windykacji i Egzekucji Urzędu
2. Kierownik Referatu Podatków, Dochodów, Windykacji i Egzekucji Wydziału Finansowego Urzędu:
   1. weryfikuje wniosek w systemach podatkowych i opłat lokalnych oraz księgowych: odpady komunalne i rejestr opłat,
   2. pozyskane dane wpisuje w przesyłce przychodzącej w eDokument2, w polu "Treść" okna "Dodanie uwagi",
   3. przekazuje przesyłkę przychodzącą do wyznaczonego pracownika Referatu Informatycznego Wydziału Organizacyjnego Urzędu.

§ 10

ZADANIA WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO

Wyznaczony pracownik Referatu Informatycznego Wydziału Organizacyjnego Urzędu:

1. odbiera pismo przychodzące w eDokument2,
2. tworzy sprawę Założenie/Dezaktywacja konta na Platformie eUrząd (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt nr 1334),
3. dołącza sprawę do nowoutworzonej pozycji w Rejestrze wniosków o założenie konta na Platformie eUrząd,
4. tworzy/dezaktywuje konto na Platformie eUrząd,
5. w przypadku utworzenia konta przekazuje wygenerowany login i hasło zgodnie z formą odbioru określoną we wniosku:
   1. w zaklejonej kopercie do wyznaczonego pracownika Kancelarii Ogólnej Urzędu do odbioru osobistego przez wnioskodawcę,
   2. wnioskodawcy za pośrednictwem Platformy ePUAP,
   3. login przesyłany jest w wiadomości na podany we wniosku adres e-mail, a hasło SMS-em na podany we wniosku numer telefonu komórkowego,
   4. wnioskodawcy drogą pocztową na adres korespondencyjny.

§ 11

PRZEKAZANIE LOGINU I HASŁA DOSTĘPU DO KONTA NA PLATFORMIE EURZĄD

Odbiór loginu i hasła dostępu do konta na Platformie eUrząd odbywa się zgodnie z formą odbioru określoną we wniosku:

1. osobiście u wyznaczonego pracownika Kancelarii ogólnej Urzędu po okazaniu dowodu osobistego - wnioskodawca podpisuje potwierdzenie odbioru,
2. na Platformie ePUAP,
3. login odbierany jest za pośrednictwem e-maila, natomiast hasło SMS-em,
4. drogą pocztową na adres korespondencyjny.

§ 12

PRZEKAZANIE DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO DOKUMENTÓW ZE SKŁADU CHRONOLOGICZNEGO

1. Pracownik Kancelarii Ogólnej Urzędu tworzy spisy zdawczo-odbiorcze, a następnie generuje pozycje spisu pudeł, paczek ze składu chronologicznego.
2. Bezpośredni przełożony wyznaczonego pracownika Kancelarii Ogólnej Urzędu zatwierdza spis zdawczo-odbiorczy.
3. Wyznaczony pracownik Kancelarii Ogólnej Urzędu przekazuje dokumenty do Archiwum Zakładowego Urzędu.