Wystąpienie pokontrolne - kontrola przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Nazwa archiwum państwowego
Archiwum Państwowe w Katowicach
Oddział
Oddział w Cieszynie
Identyfikator (systemowy)
14
Adres
ul. Mennicza 46 43-400 Cieszyn
Nr protokołu
11286
Data dokumentu
2019-11-05
Znak sprawy
APC.421.15.2019
Identyfikator operatora
508
PROTOKÓŁ KONTROLI
Art. 21 ust. 2 i art 28 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Jednolity tekst Dz.U. z 2019 r., poz. 553).
Informacje o jednostce
Nazwa jednostki
Urząd Miejski w Cieszynie
Identyfikator systemowy
2735
Adres kontrolowanej jednostki
Rynek 1, 43-400 Cieszyn
REGON
00051570900000
KRS
-
Rok utworzenia jednostki
1990
Nazwa aktu prawnego
Ustawa o samorządzie gminnym z 8 marca 1990 r.
Imię i nazwisko kierownika jednostki
Gabriela Staszkiewicz
Rok ustalenia pod nadzór
1999
Organ nadrzędny / nadzorujący
Wojewoda
Adres organu nadzorującego
Jagiellońska 25, 40-032 Katowice
Statut
Czy posiada?
tak
Data dokumentu
2018-10-25
Regulamin organizacyjny
Czy posiada?
tak
Data dokumentu
2018-11-30
Struktura zgodna z Regulaminem Organizacyjnym.
Opis struktury organizacyjnej
W trakcie likwidacji
nie
W trakcie upadłości
nie
W trakcie zmian organizacyjnych
nie
Informacje o kontroli
Przedmiot i zakres kontroli
Kontrola przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Kontrolę przeprowadził
Imię i nazwisko kontrolera
Tomasz Hajewski
Stanowisko służbowe kontrolera
p.o. kierownika APK O/Cieszyn
Nr upoważnienia do kontroli
APK.109.2019
Data wystawienia:
2019-10-16
Okres ważności - od:
2019-10-18
do:
2019-11-05
Uprawnieni pracownicy do reprezentowania jednostki
Imię i nazwisko
Gabriela Fołta
Stanowisko służbowe
Inspektor
Data kontroli
Data rozpoczęcia kontroli
2019-11-05
Data zakończenia kontroli
2019-11-05
Wskazanie dni będących przerwami w kontroli
-
Informacja o ostatniej kontroli AP
Nazwisko i imię osoby przeprowadzającej kontrolę
Machej Anna
Data kontroli
2015-10-08
Przedmiot i zakres kontroli
-
Przepisy kancelaryjno-archiwalne obowiązujące w jednostce
Jednostka kontrolowana posiada przepisy kancelaryjno-archiwalne
tak
Uzgodnione z archiwum państwowym
nie
Instrukcja kancelaryjna
Rok
2011
Uwagi
-
Jednolity rzeczowy wykaz akt
Rok
2011
Uwagi
-
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
Rok
2011
Uwagi
-
Kwalifikator dokumentacji
Rok
2011
Uwagi
-
Stan przestrzegania przepisów o państwowym zasobie archiwalnym i archiwach
System kancelaryjny
bezdziennikowy
System zarządzania dokumentacją
papierowy
Skład informatyczny
nie
Informacja o informatycznych systemach dedykowanych działających w jednostce
| Nazwa systemu | Krótki opis (do czego system służy) |
| FINN 8 SQL | Rejestracja korespondencji i obieg dokumentów |
| CE1DG | Ewidencja działalności gospodarczej |
| DRUH | Ewidencja osób i mienia OSP |
| Rekord | Kadry, płace, finanse, odpady komunalne |
| SELWIN | Ewidencja mieszkańców |
| SUMPRO | 2 Straż Miejska |
| platforma SIO | Oświata |
| GEOBID | Nieruchomości i geodezja |
Archiwa zakładowe
Nazwa archiwum zakładowego
Archiwum zakładowe
W archiwum zakładowym jest przechowywana:
Dokumentacja własna
tak
Dokumentacja odziedziczona
tak
Dokumentacja zdeponowana
tak
Dokumentacja własna
Akta kat. A i B Urzędu Miejskiego w Cieszynie z Lat 1990-2018
Opis dokumentacji
Dokumentacja aktowa
tak
Dokumentacja techniczna
nie
Dokumentacja kartograficzna
nie
Dokumentacja geodezyjna
nie
Dokumentacja fotograficzna
nie
Dokumentacja audialna
nie
Dokumentacja wizyjna
nie
Dokumentacja audiowizualna
nie
Dokumentacja elektroniczna
nie
Aktowa kategoria "A"
Data od
1990
Data do
2018
ilość w mb.
138.00
Jedn. arch.
0
Aktowa kategoria "B"
Data od
1990
Data do
2018
Ilość w mb.
310.00
Jedn. inw.
0
Aktowa kategoria "B50"
Data od
1990
Data do
2018
Ilość w mb.
10.00
Jedn. inw.
0
Aktowa kategoria "BE50"
Data od
1990
Data do
2018
ilość w mb.
20.00
Jedn. inw.
0
Aktowa kategoria "B", "B50", "BE50" razem
Data od
1990
Data do
2018
Ilość w mb.
340.00
Jedn. inw.
0
Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego
Data od
-
Data do
-
Ilość jedn. arch.
-
Ilość mb.
-
Ilość GB
-
Dokumentacja odziedziczona
Koperty dowodów osobistych, teczki osób prowadzących działalność gospodarczą - kat. A; pozwolenia na budowę z lat 1945-1990- kat B.
Opis dokumentacji
Dokumentacja aktowa
tak
Dokumentacja techniczna
nie
Dokumentacja kartograficzna
nie
Dokumentacja geodezyjna
nie
Dokumentacja fotograficzna
nie
Dokumentacja audialna
nie
Dokumentacja wizyjna
nie
Dokumentacja audiowizualna
nie
Dokumentacja elektroniczna
nie
Aktowa kategoria "A"
Data od
1945
Data do
1990
Ilość w mb.
22.00
Jedn. arch.
0
Aktowa kategoria "B"
Data od
1945
Data do
1990
Ilość w mb.
13.50
Jedn. inw.
0
Aktowa kategoria "B50"
Data od
1975
Data do
1990
Ilość w mb.
1.00
Jedn. inw.
0
Aktowa kategoria "BE50"
Data od
1975
Data do
1990
Ilość w mb.
1.00
Jedn. inw.
0
Aktowa kategoria "B", "B50", "BE50" razem
Data od
1945
Data do
1990
ilość w mb.
15.50
Jedn. inw.
0
Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego
Data od
1945
Data do
1990
Ilość jedn. arch.
-
Ilość mb.
22.00
Ilość GB
-
Dokumentacja zdeponowana
Dokumentacja Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Cieszynie z lat 2008-2016
Opis dokumentacji
Dokumentacja aktowa
tak
Dokumentacja techniczna
nie
Dokumentacja kartograficzna
nie
Dokumentacja geodezyjna
nie
Dokumentacja fotograficzna
nie
Dokumentacja audialna
nie
Dokumentacja wizyjna
nie
Dokumentacja audiowizualna
nie
Dokumentacja elektroniczna
nie
Aktowa kategoria "A"
Data od
-
Data do
-
Ilość w mb.
-
Jedn. arch.
-
Aktowa kategoria "B"
Data od
2008
Data do
2016
Ilość w mb.
32.00
Jedn. inw.
0
Aktowa kategoria "B50"
Data od
2008
Data do
2016
Ilość w mb.
2.00
Jedn. inw.
0
Aktowa kategoria "BE50"
Data od
-
Data do
-
Ilość w mb.
-
Jedn. inw.
-
Aktowa kategoria "B", "B50", "BE50" razem
Data od
2008
Data do
2016
Ilość w mb.
34.00
Jedn. inw.
0
Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego
Data od
-
Data do
-
Ilość jedn. arch.
-
Ilość mb.
-
Ilość GB
-
Ewidencja
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
tak
Spisy zdawczo-odbiorcze
tak
Spisy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego
tak
Spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej
tak
Ewidencja udostępnień
tak
Ostatnie przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
Data przekazania
2009-05-18
Ilość (mb.)
0.10
Ilość (j. a)
15
Zespoły akt
Urząd Miejski w Cieszynie
Daty od -
0
- do
0
Ostatnie przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania
Inne środki ewidencyjne
Data ostatniego brakowania
2019-04-24
Data wydania zgody
2019-05-09
Numer zgody
87/2019
Personel archiwum zakładowego
Kierownik lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie archiwum
Imię i nazwisko
Gabriela Fołta
Forma zatrudnienia
umowa o pracę
Wykształcenie archiwalne (np. kurs archiwalny, wyższe wykształcenie archiwalne) i data ukończenia
wyższe, kurs archiwalny I stopnia - 2017
Lokal archiwum zakładowego
Usytuowanie
piwnica parter
Ilość pomieszczeń
5
Powierzchnia (m2)
0.00
Wyposażenie
regały stacjonarne
regały kompaktowe
miejsce pracy dla archiwisty
termometr
higrometr
Warunki przechowywania
Dobre
Rezerwa magazynowa (mb.)
0.00
Zabezpieczenie przed kradzieżą i innymi ujemnymi czynnikami
gaśnica
czujnik ognia i dymu
Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem:
Dokumentacja aktowa
w tym kategoria "A" (ilość w mb.)
160.00
w tym kategoria "B", "B50", "BE50" razem (ilość w mb.)
389.50
w tym kategoria "B" (ilość w mb.)
355.50
w tym kategoria "850" (ilość w mb.)
13.00
w tym kategoria "BE50" (ilość w mb.)
21.00
Dokumentacja techniczna
w tym kategoria "A" (ilość w mb.)
-
w tym kategoria "B" (ilość w mb.)
-
Dokumentacja kartograficzna
w tym kategoria "A" (ilość w mb.)
-
w tym kategoria "B" (ilość w mb.)
-
Dokumentacja geodezyjna
w tym kategoria "A" (ilość w mb.)
-
w tym kategoria "B" (ilość w mb.)
-
Dokumentacja fotograficzna
w tym kategoria "A" (ilość w jedn. inw.)
-
w tym kategoria "B" (ilość w jedn. inw.)
-
Dokumentacja audialna
w tym kategoria "A" (ilość w jedn. inw.)
-
w tym kategoria "B" (ilość w jedn. inw.)
-
Dokumentacja wizyjna
w tym kategoria "A" (ilość w jedn. inw.)
-
w tym kategoria "B" (ilość w jedn. inw.)
-
Dokumentacja audiowizualna
w tym kategoria "A" (ilość w jedn. inw.)
-
w tym kategoria "B" (ilość w jedn. inw.)
-
Dokumentacja elektroniczna
w tym kategoria "A" (ilość w GB)
-
w tym kategoria "B" (ilość w GB)
-
Miejsca przechowywania dokumentacji przyjętej na stan archiwum zakładowego poza lokalem archiwum zakładowego
-
Ustalenia kontroli
W archiwum zakładowym wykorzystywana jest zakładka "Archiwum Zakładowe". Akta 53 właściwie klasyfikowane i kwalifikowane.
M. in.: opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona, nazwiska i funkcję (stanowisko) osób odpowiedzialnych za nieprawidłowości. Wskazanie podstaw dokonanych ustaleń.
Podstawowym problemem jest brak rezerwy magazynowej potrzebnej do przejmowania bieżącej dokumentacji.
Imiona, nazwiska i funkcja (stanowisko) osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości
Brak informacji
Informacja o realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej kontroli
Prowadzone są prace nad uporządkowaniem kopert dowodów osobistych i dokumentacji budowlanej.
Zastrzeżenia do protokołu
nie
Stanowisko kontrolera do zgłoszonych zastrzeżeń
nie
Wystąpienie pokontrolne zostanie przekazane odrębnym pismem
Pouczenie:
Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.
Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
Nazwa archiwum państwowego
Archiwum Państwowe w Katowicach
Oddział
Oddział w Cieszynie
Identyfikator
14
Adres
ul. Mennicza 46 43-400 Cieszyn
Nr wystąpienia
10059
Data dokumentu
2019-11-25
Znak sprawy
APC.421.15.2019
Identyfikator operatora
152
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Art. 21 ust 2 i art. 28 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Jednolity tekst Dz. U. z 2019 r., poz. 553)
Informacje o jednostce kontrolowanej
Nazwa jednostki kontrolowanej
Urząd Miejski w Cieszynie
Identyfikator systemowy
2735
Adres jednostki kontrolowanej
Rynek 1, 43-400 Cieszyn
REGON
00051570900000
KRS
-
Uwagi
-
Informacje o przeprowadzonej kontroli
Kontrolę przeprowadził
Imię i nazwisko kontrolera
Tomasz Hajewski
Stanowisko służbowe kontrolera
p.o. kierownika APK O/Cieszyn
Nr upoważnienia do kontroli
APK.109.2019
Data wystawienia upoważnienia
2019-10-16
Data kontroli
Data rozpoczęcia kontroli
2019-11-05
Data zakończenia kontroli
2019-11-05
Wskazanie dni będących przerwami w kontroli
-
Kontrola przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Zakres i przedmiot kontroli
Uwagi
-
Ocena działalności jednostki w zakresie objętym kontrolą
Ocena działalności jednostki
Akta w Urzędzie są klasyfikowane i kwalifikowane zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Warunkiem dalszego funkcjonowania archiwum zakładowego jest zapewnienie rezerwy magazynowej umożliwiającej terminowe przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.
Stwierdzone nieprawidłowości
Stwierdzone nieprawidłowości
Brak rezerwy magazynowej.
Zalecenie dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości
Opis
Poprawić sytuację lokalową archiwum zakładowego zgodnie z Rozporządzeniem z 18 stycznia 2011 r. i zapewnić rezerwę magazynową.
Termin realizacji
2020-12-31
Pouczenie:
Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do oceny i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym oraz złożyć dodatkowe wyjaśnienia i przedstawić dodatkową dokumentację.
Załączniki
Brak