Zarządzenie nr CUW01.0221.31.2021

1. Do obowiązków przewodniczącego Komisji należy w szczególności:

a) wnioskowanie do Dyrektora o zatwierdzenie trybu oraz materiałów przetargowych (SWZ i ogłoszenie),

b) kierowanie pracami Komisji oraz nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania,

c) podpisywanie korespondencji wychodzącej, w tym m. in.: odpowiedzi na pytania, wyjaśnień lub informacji o zmianach w SWZ, powiadomienie wykonawców o wykluczeniu, odrzuceniu ofert, unieważnieniu postępowania i wyborze najkorzystniejszej oferty, wysłanie informacji o wniesionym proteście, jego treści oraz wyniku postępowania wszystkim wykonawcom itp.

d) przeprowadzenie otwarcia ofert tj. podania bezpośrednio przed otwarciem ofert kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, sprawdzenie i okazanie obecnym stanu zabezpieczenia poszczególnych ofert oraz podczas otwarcia ofert podać nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach,

e) wnioskowanie do Dyrektora Centrum Usług o wykluczenie wykonawców, odrzucenie ofert, unieważnienie postępowania oraz o zatwierdzenie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,
f) przygotowywanie do podpisania Dyrektorowi pism wychodzących w postępowaniu protestacyjnym.
2. Do obowiązków sekretarza Komisji należą:
a) opracowanie projektu ogłoszenia oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym określenie warunków udziału w postępowaniu oraz ich zaparafowanie,
b) prowadzenie dokumentacji postępowania, w tym protokołu postępowania,
c) wydawanie i wysyłanie zainteresowanym wykonawcom kompletu materiałów przetargowych,
d) prowadzenie rejestru wykonawców, którzy pobrali SWZ,
e) przyjmowanie zapytań wykonawców odnośnie SWZ,
f) kontrola poprawności przyjętych ofert (sprawdzenie czy oferty zostały złożone zgodnie z wymogami SWZ oraz czy nie doszło do ich przedwczesnego otwarcia),
g) w razie nieobecności przewodniczącego komisji wykonywanie czynności, o których mowa w ust. 1,
h) przygotowanie ogłoszenia do publikacji w siedzibie Zamawiającego, w Biuletynie Zamówień Publicznych, internecie i prasie,
i) odsyłanie ofert wykonawcom, którzy złożyli oferty po terminie składania ofert – zgodnie z zapisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 z późn. zm.), zwaną dalej Pzp.
3. Obowiązki członków Komisji:
a) dostarczenie sekretarzowi Komisji wszystkich posiadanych dokumentów i opracowań związanych z przedmiotem zamówienia,
b) udział w posiedzeniu komisji,
c) udzielanie odpowiedzi na pytania wykonawców,
d) udział w sesji otwarcia ofert,
e) czynny udział przy ocenie ofert,
f) podpisywanie protokołu postępowania.
4. wartość, zakres przedmiotu zamówienia oraz termin wykonania zamówienia określa wyznaczony przez przewodniczącego Komisji członek Komisji.

Do zadań Komisji należy otwarcie ofert, dokonanie oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty, w tym:

a) otwarcie ofert w terminie określonym w SWZ oraz sprawdzenie, czy wszystkie oferty zostały złożone w terminie składania ofert określonym w SWZ,

b) ocena złożonych ofert w zakresie sprawdzenia zgodności ofert z SWZ i ustawą Pzp,

c) wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez poszczególnych członków, w oparciu o warunki i kryteria zamieszczone w SWZ i w zaproszeniu do składania ofert. W przypadku nie podpisania umowy lub nie wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez Wykonawcę, którego ofert została wybrana, Komisja zaproponuje wybór najkorzystniejszej oferty spośród pozostałych ofert uznanych za ważne.

d) przygotowanie treści ogłoszenia o wyborze oferty oraz o udzieleniu zamówienia – art. 309 PZP.