Zarządzenie nr 0050.496.2022

Zarządzenie Nr 0050.496.2022
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 26 września 2022 roku

w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Gminie Cieszyn i jej jednostkach budżetowych

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.) oraz art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotów środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 280)

§ 1

Zarządzenie określa zasady skonsolidowanego rozliczania podatku od towarów i usług (dalej VAT) obejmującego Gminę Cieszyn i jej jednostki organizacyjne działające w formie jednostek budżetowych.

§ 2

W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń VAT w Gminie Cieszyn, zwanej dalej "Gminą", i jej jednostkach budżetowych, zwanych dalej Jednostkami", ustala się ogólne zasady obowiązujące w tym zakresie.

§ 3

Zasady określone w niniejszym zarządzeniu obejmują Urząd Miejski jako jednostkę obsługującą Gminę - Miasto Cieszyn oraz wszystkie jednostki według wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, sporządzonego z podaniem pełnej nazwy jednostki, adresu oraz przyjętego dla tych jednostek symbolu (kodu).

§ 4

Zobowiązuje się dyrektorów jednostek do:

1. Wprowadzania we wszystkich zawieranych przez jednostki, w imieniu i na rzecz Gminy, umowach cywilnoprawnych następujących danych:
   1. dane identyfikacyjne podmiotu zawierającego umowę:
      Gmina Cieszyn, Rynek 1, 43-400 Cieszyn oraz w razie konieczności NIP 5482404950 lub inne dane identyfikujące jednostkę;
   2. dane osoby reprezentującej, zawierającej i podpisującej umowę tj: dyrektora jednostki na podstawie pełnomocnictwa nr z dnia..... Burmistrza Miasta Cieszyna,
   3. pełna nazwa jednostki budżetowej i jej adres,
   4. wartość umowy kwotą brutto ze wskazaniem, że obejmuje określoną stawkę VAT (można podać wartość netto, kwotę VAT i wartość brutto),
   5. dokładny adres odbiorcy, czyli wskazanie adresu, na który należy doręczać fakturę,
   6. określenie terminu płatności nie krótszego niż 14 dni od dnia doręczenia na wskazany w umowie adres, poprawnie wystawionej faktury.
2. Zapewnienia każdorazowo na żądanie upoważnionych osób niezwłocznego przedłożenia zawartych umów oraz prowadzonych rejestrów tych umów.
3. Kontrasygnowanie zawieranych umów przez głównego księgowego jednostki budżetowej zgodnie z upoważnieniem, posługując się w tym celu imienną pieczątką o następującej treści "Z upoważnienia Skarbnika Miasta Cieszyna".
4. Prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży za poszczególne miesiące rozliczeniowe (rejestrów sprzedaży). Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wystawionych przez jednostkę faktur, jak i na podstawie innych dowodów dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej - dobowe, miesięczne wydruki z kas fiskalnych. Ewidencja sprzedaży może być prowadzona np. na podstawie zestawień kwitariuszy wydanych obiadów na stołówce szkolnej lub zestawień przypisów księgowych odnośnie czynszu najmu, pod warunkiem przysługującego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedmiotowego zwolnienia ze stosowania kas fiskalnych.
5. Prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące (rejestrów zakupu)
   • jeżeli jednostce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie otrzymanych faktur i to jedynie takich, z których jednostka posiada pełne lub częściowe - wynikające z ustawy o VAT - prawo do odliczeń podatku naliczonego. Prawo takie przysługuje jednostce wyłącznie wówczas, gdy dokonany zakup związany jest z czynnościami jednostki, które są opodatkowane stawkami podatku VAT w wysokości 23%, 8%, 7% lub 5%. W rejestrach nie należy ujmować wydatków związanych:
   • wyłącznie z działalnością statutową jednostki;
   • wyłącznie z wykonywaniem przez jednostkę czynności zwolnionych z podatku VAT;
   • wyłącznie z działalnością statutową oraz z czynnościami zwolnionymi z podatku VAT;
   • z zakupem towarów i usług, z tytułu którego nie przysługuje prawo odliczenia podatku naliczonego (np. zakupem usług noclegowych i gastronomicznych), z uwzględnieniem przepisów art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług.
6. Zapewnienia w wykorzystywanych programach finansowo- księgowych funkcjonalności pozwalającej na generowanie oraz przesyłanie w formie elektronicznej, poprzez Portal FB, Jednolitych Plików Kontrolnych VAT wymaganych przepisami prawa lub rejestrów VAT, w celu wygenerowania zbiorczych plików JPK VAT obejmujących część deklaracyjna i ewidencyjną.
7. Ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia i uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.

§ 5

1. W celu zapewnienia poprawności i jednolitości rozliczeń VAT ustala się metodę bezpośredniego rozliczenia podatku naliczonego (przez każdą jednostkę samodzielnie zgodnie z przypisami ustawy o podatku od towarów i usług).
2. VAT należny i VAT naliczony, który pomniejsza kwotę VAT należnego, wykazuje się w JPK VAT jednostkowych, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3.
3. Stosuje się podzieloną płatność (split payment) zgodnie z art. 108a do 108 f ustawy o podatku od towarów i usług oraz Zarządzeniem 0050.484.2022 Burmistrza Miasta Cieszyna z dnia 19 września 2022 roku zmieniającym Zarządzenie Nr 0050.1.2020 Burmistrza Miasta Cieszyna z dnia 2 stycznia 2020 roku w sprawie dokonywania przez Gminę Cieszyn i jednostki organizacyjne Gminy Cieszyn płatności za nabyte towary i usługi z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment).

§ 6

1. Faktury wystawiane przez jednostki budżetowe muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Przy czym ustala się, że dane identyfikacyjne podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu wpisywane będą na fakturach następująco:

FAKTURA SPRZEDAŻY	FAKTURA NABYCIA (zakupu)
Sprzedawca - Miasto Cieszyn Rynek 1,43-400 Cieszyn NIP 548 24 04 950 nazwa jednostki (wystawca) adres jednostki	Nabywca - Miasto Cieszyn Rynek 1, 43-400 Cieszyn NIP 548 24 04 950 nazwa jednostki (odbiorca) adres jednostki

1. Powyższy schemat nie dotyczy Urzędu Miejskiego obsługującego Gminę - Miasto Cieszyn, dla którego w fakturach sprzedaży i fakturach nabycia odpowiednio sprzedawcą, wystawcą lub nabywcą i odbiorcą jest Miasto Cieszyn.
2. Adresem doręczenia faktury jest zawsze adres jednostki budżetowej.

§ 7

Dokumentowanie odpłatnych czynności pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego odbywać się będzie według następujących zasad:

1. Wszelkie odpłatne czynności jednostek budżetowych na rzecz własnej Gminy Cieszyn (i odwrotnie), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy samymi jednostkami budżetowymi (w tym dostawa i refakturowanie mediów), stanowiące transakcje wewnętrzne, dokumentować należy notami księgowymi, które nie powinny być ujmowane w ewidencjach sprzedaży, ani w cząstkowych JPK VAT składanych przez te jednostki budżetowe Gminie Cieszyn,
2. W celu zachowania jednolitości w nazewnictwie, zaleca się, aby dane identyfikacyjne stron transakcji wewnętrznych były zgodne z danymi określonymi w § 6 ust. 1,
3. Zapis pkt 1 nie dotyczy odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (inna gmina, powiat, województwo). Wówczas taką transakcję dokumentuje się fakturą, a wynikające z niej kwoty ujmowane są w ewidencjach sprzedaży oraz cząstkowych JPK VAT składanych przez jednostki budżetowe Gminie Cieszyn.

§ 8

1. W przypadku posiadania kas rejestrujących, dane identyfikacyjne na dokumentach generowanych przez te kasy (paragonach fiskalnych) powinny być zgodnie z danymi wskazanymi w § 6 ust. 1.
2. W jednostkach budżetowych nie posiadających kas, zobowiązuje się ich dyrektorów do bieżącego analizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku zainstalowania kas rejestrujących. Informacje w tym zakresie należy przekazać do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego, który dokona ich rejestracji w Urzędzie Skarbowym.

§ 9

1. W celu ujednolicenia numeracji wystawianych faktur oraz faktur korygujących, wprowadza się jednolity sposób numeracji, według następującej struktury:
   kod literowy jednostki - do 4 znaków /symbol literowo-cyfrowy rejestru - do 3 znaków /numer kolejny w skali miesiąca, nadawany osobno w ramach prowadzonych rejestrów - do 5 znaków /oznaczenie miesiąca - 2 znaki /oznaczenie roku - 4 znaki, np: SSM/RS/00001/07/2022 (Szkolne Schronisko Młodzieżowe, Rejestr sprzedaży, nr fa. 1 z lipca 2022 r.).
2. Dla faktur korygujących, można prowadzić odrębną numerację w tym samym schemacie i odrębne rejestry.

§ 10

1. W przypadku stwierdzenia, na fakturach zakupowych otrzymywanych od kontrahentów, błędu dotyczącego elementów opisowych faktury np: źle wpisany adres nabywcy bądź sprzedawcy, niewłaściwy NIP, błędnie podana data sprzedaży, należy wystawić notę korygującą zgodnie z przepisami ustawy o VAT i uzyskać akceptację sprzedawcy.
2. Dla not korygujących należy prowadzić odrębną numerację według własnego systemu a zaakceptowane noty podłączyć pod faktury, których dotyczą.

§ 11

W celu zachowania spójności uzyskiwanych danych z ewidencji sprzedaży i zakupu VAT (rejestrów) i konieczności ich agregacji w systemie Portal FB VAT, ustala się jednolity sposób prowadzenia rejestrów, określając ich ilość, zakres i sposób oznaczenia, według zasad ujętych w słownikach i ustawieniach systemu Portal FB VAT.

§ 12

1. W celu prawidłowego i terminowego rozliczenia przez Gminę podatku VAT z Urzędem Skarbowym zobowiązuje się dyrektorów jednostek budżetowych do:
   1. wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowe rozliczanie w jednostce podatku od towarów i usług i przekazania, w formie pisemnej, tych danych do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego, jak również każdorazowo w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej w terminie do 7 dni od zaistnienia tego faktu,
   2. sporządzania ewidencji (rejestrów VAT), które będą ujmowały transakcje sprzedaży oraz transakcje zakupu podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT i ich prowadzenia zgodnie z wytycznymi określonymi w niniejszym zarządzeniu,
   3. sporządzania JPK VAT (jednostkowych) na podstawie danych wynikających ze sporządzanych przez jednostkę rejestrów i ewidencji księgowej prowadzonej w szczególności na kontach grupy 225 - rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku VAT, grupy 7 - przychody, grupy 4 - koszty według rodzaju i grupy 080 - środki trwałe w budowie, w przypadku ponoszenia wydatków na inwestycję, od których przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT,
   4. ujmowania, w poszczególnych pozycjach JPK, kwot w złotych i groszach (nie należy stosować zaokrągleń), jak również wartości zerowych (zgodnie z zasadą kompletności),
   5. przekazywania do Wydziału Finansowego w systemie Portal FB VAF w terminie do 14-tego dnia następnego miesiąca, comiesięcznego jednostkowego JPK VAT, również JPK zerowego, wraz z rejestrami sprzedaży oraz, jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT - rejestrami zakupu. Jeżeli 14 dzień miesiąca przypada na dzień wolny od pracy to w/w dokumenty należy przekazać w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym wskazany dzień,
   6. rejestry i JPK VAT powinny być podpisane przez dyrektora i głównego księgowego jednostki. Jeżeli wykorzystywane systemy pozwalają na złożenie podpisu elektronicznego wówczas wystarczy złożyć w/w dokumenty w Portalu FB VAT. Jeżeli będzie to niemożliwe, to należy złożyć kompletną dokumentację o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 5 na biurze podawczym Urzędu Miejskiego w Cieszynie.
   7. równoległego przesyłania, w formie skanu, na adres e-mail: urzad@um.cieszyn.pl podpisanego przez główną księgową wydruku z sald kont księgowych z grupy 225, wskazującego zgodność i prawidłowość kwot wykazanych w JPK VAT z danymi z ewidencji księgowej,
   8. oznaczania przesyłanych drogą e-mail dokumentów według następującego klucza - kod jednostki /nazwa dokumentu /miesiąc rok, (np.:SSM_Salda_07_2022),
   9. równoległego ze złożeniem JPK VAT przesyłania, z konta VAT lub konta dochodów jednostki na wyodrębnione konta Gminy Cieszyn, kwoty należnego Urzędowi Skarbowemu podatku VAT. Kwota podatku ma odpowiadać kwocie wskazanej w JPK VAT cząstkowego w pozycji pn: "Kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego",
   10. przesyłania drogą elektroniczną jednolitego pliku kontrolnego JPK_VAT - Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT. Jednostki budżetowe, które będą przesyłały drogą elektroniczną do Portalu FB VAT dane w formie JPK_VAT, zobowiązane będą do złożenia na biurze podawczym Urzędu Miejskiego w Cieszynie lub w formie skanu, na adres e-mail urzad@um.cieszyn.pl, w terminie określonym w § 12 ust. 1 pkt 5, podpisanej przez głównego księgowego i dyrektora jednostki JPK VAT oraz sald kont księgowych potwierdzających zg. danych ujętych w księgach rachunkowych z danymi z JPK VAT cząstkowego,
   11. składania oświadczenia o dokonaniu zapłaty wszystkich faktur zakupowych ujętych w rejestrach zakupu i deklaracjach jednostkowych VAT7, w przypadku wyboru przez Gminę Cieszyn możliwości skorzystania z przyspieszonego zwrotu kwoty nadwyżki podatku naliczonego nad należnym, wynikającej z zbiorczej JPK VAT,
   12. niezwłocznego, a najpóźniej w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości, zgłaszania do Wydziału Finansowego nieprawidłowości w rozliczeniu VAT za dany miesiąc, sporządzenia i przesłania korekty JPK, skorygowanych rejestrów i sald kont księgowych wraz z pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty, zgodnie z przyjętymi w niniejszym zarządzeniu zasadami przesyłania dokumentów, w przypadku, gdy korekta rozliczeń VAT jednostki wiąże się z wystąpieniem zaległości podatkowej oraz odsetek od tej zaległości jednostka zobowiązana jest do ich pokrycia,
   13. składania dokumentacji korygującej dotyczącej okresu rozliczeniowego, za który przesyła się deklarację łączną, najpóźniej dzień przed ustawowym terminem jej składania w urzędzie skarbowym.
2. Dla jednostek, które nie uzyskały możliwości przesyłania rejestrów VAT w formie elektronicznej ustala się, że deklaracje będą wprowadzać bezpośrednio w Portalu FB VAT, natomiast skany sporządzonych i podpisanych rejestrów VAT przesyłać na adres e-mail: urzad@um.cieszyn.pl. W temacie wiadomości elektronicznej należy wpisać kod jednostki /VAT /miesiąc /rok, którego dotyczą przesiane dokumenty (SSM_VAT_07_2022).

§ 13

1. Agregacja danych zawartych w jednostkowych rejestrach sprzedaży i zakupu oraz deklaracjach VAT-7 i JPK przekazanych przez jednostki, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Cieszynie celem sporządzenia zbiorczego JPK VAT dla Miasta Cieszyn.
2. W przypadku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, postępowania podatkowego lub postępowania kontrolnego, jednostki zobowiązane są do przekazania do Urzędu Miejskiego w Cieszynie wszelkich informacji oraz dokumentów, w terminie wskazanym przez pracownika Urzędu zajmującego się rozliczeniem VAT.

§ 14

Dokumentacja z zakresu rozliczeń podatku VAT oraz ewidencja księgowa będzie podlegała okresowemu sprawdzaniu przez upoważnionego pracownika Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Cieszynie.

§ 15

Instrukcja zawierająca szczegółowe wytyczne do rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług dla czynności dokonywanych przez jednostki, jest określona odrębnym zarządzeniem.

§ 16

Zarządzenie niniejsze należy traktować jako jeden z elementów polityki rachunkowości Urzędu Miejskiego w Cieszynie, obejmującego zasady scentralizowanego rozliczania podatku VAT Miasta Cieszyna.

§ 17

Zobowiązuje się dyrektorów jednostek budżetowych Gminy Cieszyn do przestrzegania reguł wynikających z niniejszego zarządzenia i do ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.

§ 18

Dyrektorzy jednostek budżetowych objętych scentralizowanym rozliczeniem VAT powinni dochować należytej staranności w kontaktach z kontrahentami w celu zminimalizowania ryzyka naruszenia prawa lub oszustwa. Ponoszą odpowiedzialność za kompletność, prawidłowość i rzetelność danych prezentowanych w JPK VAT cząstkowych, stanowiących podstawę do sporządzania łącznego JKP VAT.

§ 19

Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta, Naczelnikowi Wydziału Finansowego, naczelnikom, kierownikom, szefom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Cieszynie, dyrektorom jednostek budżetowych Gminy Cieszyn.

§ 20

Tracą moc Zarządzenie Nr 0050.479.2018 Burmistrza Miasta Cieszyna z dnia 30 lipca 2018 roku, w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Gminie Cieszyn i jej jednostkach budżetowych.

§ 21

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr
0050.496.2022
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 26 września 2022 roku

Lista jednostek budżetowych Gminy Cieszyn objętych procesem centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług.

L.p.	Nazwa jednostki budżetowej	Adres	Symbol (kod) jednostki
1.	Centrum Usług Wspólnych	Cieszyn, ul. Ratuszowa 1	CUW
2.	Dom Spokojnej Starości w Cieszynie	Cieszyn, ul. A. Mickiewicza 13	DSS
3.	Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Cieszynie	Cieszyn, ul. Skrajna 5 MOPS
4.	Miejski Zarząd Dróg w Cieszynie	Cieszyn, ul. Liburnia 4	MZD
5.	Przedszkole nr 1 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Dr. J. Michejdy 10	P1
6.	Przedszkole nr 2 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Ks. Trzanowskiego 4	P2
7.	Przedszkole nr 4 w Cieszynie	Cieszyn, ul. K. Miarki 15	P4
8.	Przedszkole nr 7 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Gen. J. Hallera 163	P7
9.	Przedszkole nr 8 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Chrobrego 1	P8
10.	Przedszkole nr 9 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Bucewicza 25	P9
11.	Przedszkole nr 16 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Bielska 75	P16
12.	Przedszkole nr 17 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Frysztacka 161	P17
13.	Przedszkole nr 18 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Z. Kossak-Szatkowskiej 6	P18
14.	Przedszkole nr 19 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Skrajna 5	P19
15.	Przedszkole nr 20 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Św. Jerzego 4	P20
16.	Straż Miejska w Cieszynie	Cieszyn, ul. Limanowskiego 7	SM
17.	Szkolne Schronisko Młodzieżowe	Cieszyn, ul. Błogocka 24	SSM
18.	Szkoła Podstawowa nr 1 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Matejki 3	SP1
19.	Szkoła Podstawowa nr 2 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Chopina 27	SP2
20.	Szkoła Podstawowa nr 3 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Gen. J. Hallera 8	SP3
21.	Szkoła Podstawowa nr 4 w Cieszynie	Cieszyn, pl. Wolności 7a	SP4
22.	Szkoła Podstawowa nr 5 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Wojska Polskiego 1	SP5
23.	Szkoła Podstawowa nr 6 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Katowicka 68	SP6
24.	Szkoła Podstawowa nr 7 w Cieszynie	Cieszyn, ul. Bielska 247	SP7
25.	Urząd Miejski w Cieszynie	Cieszyn, ul. Rynek 1	UM
26.	Żłobki Miejskie w Cieszynie	Cieszyn, ul. Moniuszki 13	ŻM