Zarządzenie nr 0050.584.2020

Zarządzenie 0050.584.2020
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 2 grudnia 2020 roku

w sprawie określenia zasad ewidencji operacji gospodarczych dotyczących gromadzenia i wydatkowania środków związanych z realizacją zadań finansowanych z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19 w ramach Rządowego Funduszu Inwestycji Lokalnych - RFIL w Urzędzie Miejskim w Cieszynie

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity: z 2020 r., poz. 713 z późn. zm.), art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.) w związku z art. 65 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 z późn. zm.) oraz Uchwałą nr 102 Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2020 r. (M.P. z 2020 r. poz. 662)

§ 1

Wprowadzam zasady ewidencji księgowej operacji gospodarczych dotyczących gromadzenia i wydatkowania środków związanych z realizacją zadań finansowanych ze środków Funduszu Przeciwdziałania COVID-19 w ramach Rządowego Funduszu Inwestycji Lokalnych - RFIL w Urzędzie Miejskim w Cieszynie, które zostały określone w Załączniku do zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Cieszynie, Naczelnikowi Wydziału Zamówień Publicznych, Inwestycji i Funduszy Zewnętrznych Urzędu Miejskiego w Cieszynie oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Cieszyn, które realizują zadania finansowane z Rządowego Funduszu Inwestycji Lokalnych.

§ 3

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta Cieszyna.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

---

Załącznik do Zarządzenia 0050.584.2020
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 2 grudnia 2020 roku

Instrukcja w sprawie określenia zasad ewidencji operacji gospodarczych dotyczących gromadzenia i wydatkowania środków związanych z realizacją zadań finansowanych z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19 w ramach Rządowego Funduszu Inwestycji Lokalnych - RFIL w Urzędzie Miejskim w Cieszynie

§ 1

1. Celem Instrukcji jest określenie zasad ewidencji operacji gospodarczych związanych z gromadzeniem pozyskanych środków z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19 w ramach Rządowego Funduszu Inwestycji Lokalnych zwanego dalej "RFIL" oraz ich wydatkowaniem.
2. Instrukcja dotyczy Urzędu Miejskiego w Cieszynie oraz będzie miała w części zastosowanie w jednostkach organizacyjnych Gminy Cieszyn, które zgodnie z przyjętym planem finansowym jednostki realizują zadania finansowane z RFIL.

§ 2

Wydatkowanie środków z RFIL odbywać się będzie na podstawie Budżetu Miasta Cieszyna i Planu finansowego rachunku przeznaczonego na gromadzenie i wydatkowanie środków RFIL, w którym w celu jednoznacznego wyodrębnienia zadań inwestycyjnych finansowanych z RFIL wprowadzono, w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej rozszerzenie o pozycje oznaczone dwucyfrowymi symbolami zaczynającymi się cyfrą 9.

§ 3

W Urzędzie Miejskim w Cieszynie zwanym dalej "Urzędem" do ewidencji operacji gospodarczych i do obiegu dokumentacji księgowej związanej z realizacją zadań finansowanych z RFIL mają zastosowanie przyjęte w Urzędzie i aktualnie obowiązujące następujące Zarządzenia Burmistrza Miasta Cieszyna:

1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Cieszynie.
2. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Cieszynie.
3. Zarządzenie w sprawie ustalenia zakładowego planu kont dla Urzędu Miejskiego w Cieszynie.

§ 4

Ewidencję księgową w Urzędzie prowadzi się w programie finansowo - księgowym "Finanse i księgowość - FK " firmy Rekord w ramach prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych dla Budżetu Gminy pn: "Organ" i dla Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej obsługującej Gminę pn: "Jednostka", z wykorzystaniem kont księgowych zgodnie z przyjętym Zakładowym Planem Kont.

W księgowości budżetu Gminy - "Organie"

1. Środki otrzymane z RFIL gromadzi się na wyodrębnionym rachunku bankowym otwartym w ING Bank Śląski tj. banku obsługującym Gminę Cieszyn o nr: 73 1050 1070 1000 0024 6849 8254 pn: "Rządowy Fundusz Inwestycji Lokalnych".
2. Dysponentom, realizującym zadania finansowane z RFIL z ww. rachunku bankowego przekazuje się środki przeznaczone na finansowanie zadań inwestycyjnych realizowanych zgodnie z planem finansowym rachunku przeznaczonego na gromadzenie i wydatkowanie środków RFIL.
3. W księgach rachunkowych "Organu" wpływy i wydatki z rachunku, o którym mowa w ust. 1 ujmuje się na wyodrębnionym koncie analitycznym prowadzonym do konta księgowego 133 "Rachunek budżetu" 133 - 045 - " ING Bank Śląski - Rządowy Fundusz Inwest. Lok.- konto 73 1050 1070 1000 0024 6849 8254"
   w korespondencji z kontami:
   901 - "Dochody budżetowe" (wpływ środków z RFIL
   902 - "Wydatki budżetowe" (sprawozdania z wydatków finansowanych z RFIL)
   223 -"Rozliczenie wydatków budżetowych" (przezywanie środków na pokrycie wydatków).
4. Przekazywanie dysponentom środków, przeznaczonych na finansowanie wydatków związanych z realizacją zadań inwestycyjnych finansowanych RFIL następuje na podstawie skierowanych do Wydziału Finansowego odrębnych dokumentów.
   
   1. Jednostki organizacyjne składają odrębne pisma, w których wskazują między innymi:
      1. tytuł w brzmieniu: "Dotyczy: uruchomienia środków na wydatki inwestycyjne finansowane z Rządowego Funduszu Inwestycji Lokalnych",
      2. źródło finansowania: " przekazać z rachunku "ING Bank Śląski - Rządowy Fundusz Inwest. Lok.- konto 73 1050 1070 1000 0024 6849 8254",
      3. numer rachunku bankowego, na który należy dokonać przelewu środków,
      4. tytuł zapotrzebowania (nr faktury lub innego dowodu zobowiązującego do zapłaty zobowiązań) i kwotę w złotych oraz słownie,
      5. wymagany termin dokonania przelewu środków do jednostki
      6. podpis głównej księgowej i dyrektora jednostki.
   2. Wydziały Urzędu składają dokumenty z dołączoną metryczką wymaganą obowiązującymi przepisami instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie, na której nanoszą dodatkowo kwotę wydatku i opis w brzmieniu: "sfinansować/przelać z konta Rządowego Funduszu Inwestycji Lokalnych", co wskazuje na konieczność zasilenia konta wydatkowego z właściwego rachunku bankowego oraz pozostałą kwotę - opis w brzmieniu "sfinansować/przelać z konta dochodów".
   3. Pracownik Referatu Budżetu - zapotrzebowanie na środki przeznaczone na wydatki z RFIL składa w formie dowodu wewnętrznego, odrębnie dla każdego dokumentu wskazującego na powstanie zobowiązania i wydatku.

Zasadą będzie, że przelewy z rachunku bankowego RFIL, potwierdzone wyciągami bankowymi, będą dokonywane w szczegółowości do poszczególnych wydatków realizowanych przez dysponentów, co wzmocni ścieżkę kontrolną wykorzystywania środków z RFIL.

Wydruk z konta księgowego 133 - 045 - " ING Bank Śląski - Rządowy Fundusz Inwest. Lok.- konto 73 1050 1070 1000 0024 6849 8254" ze wskazaniem właściwego konta przeciwstawnego 223 "Rozliczenie wydatków budżetowych" zobrazuje całość środków przekazanych dysponentom na realizację zadań inwestycyjnych finansowanych z RFIL.

W księgowości Urzędu - "Jednostce"

5. W celu księgowego wyodrębnienia, do kont grupy 130 - "rachunek bieżący urzędu" oraz do kont z grypy 2 "rozrachunki", prowadzi się analitykę w szczegółowości do działu, rozdziału paragrafu i pozycji klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zapisami § 2.
6. Ewidencję wydatków prowadzi się na koncie 130 - 01 z zastosowaniem właściwej klasyfikacji budżetowej, o której mowa w § 2.
7. Do ewidencji kosztów inwestycji realizowanych w ramach wydatków majątkowych finansowanych z RFIL stosuje się konta analityczne do konta 080 - "Inwestycje" (środki trwałe w budowie) o nazwach odpowiadających nazwom zadań ujętych w Budżecie Miasta Cieszyna i w Planie finansowym rachunku przeznaczonego na gromadzenie i wydatkowanie środków RFIL

§ 5

1. Jednostka, która realizuje zadania inwestycyjne finansowane z RFIL, w nieprzekraczalnym terminie do 8 stycznia każdego roku przedkłada do Wydziału Zamówień Publicznych, Inwestycji i Funduszy Zewnętrznych i do wiadomości do Wydziału Finansowego informację, o której mowa w § 13 Uchwały nr 102 Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2020 r. (M.P. z 2020 r. poz. 662), według wzoru stanowiącego załącznik do ww. Uchwały
2. Pracownik Wydziału Zamówień Publicznych, Inwestycji i Funduszy Zewnętrznych, po uzyskaniu informacji od dysponentów realizujących zadania finansowane z RFIL sporządza "Informację o wykorzystaniu Funduszu Przeciwdziałania COVID - 19 na inwestycyjne zadania dla jednostek samorządu terytorialnego" i po zatwierdzeniu przez Skarbnika i Burmistrza Miasta przesyła przez elektroniczną skrzynkę podawczą do właściwego wojewody w nieprzekraczalnym terminie do 14 dnia po zakończeniu roku.
3. Dane do sporządzenia informacji o wykorzystaniu środków z RFIL będą weryfikowane na koncie księgowym "Organu" - "Rachunek księgowym 133 - 045 - " ING Bank Śląski - Rządowy Fundusz Inwest. Lok.- konto 73 1050 1070 1000 0024 6849 8254" oraz na koncie księgowym jednostek budżetowych 130 rachunki na wydatki budżetowe przy uwzględnieniu właściwej klasyfikacji budżetowej, potwierdzone sprawozdaniem Rb28S

§ 6

Dyrektorów jednostek zobowiązuje się do wprowadzenia, w niezbędnym zakresie, wewnętrznych procedur określających zasady ewidencji operacji gospodarczych dotyczących wydatkowania środków związanych z realizacją zadań finansowanych z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19 w ramach Rządowego Funduszu Inwestycji Lokalnych - RFIL.