Zarządzenie Nr CUW01.0221.54.2020
Dyrektora Centrum Usług Wspólnych w Cieszynie
z dnia 9 listopada 2020 roku
w sprawie zasad wykonywania przez pracowników Centrum Usług Wspólnych w Cieszynie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna) w związku z ogłoszeniem na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii
Na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 1842, z późn.zm.) w związku z § 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz.U. poz. 491 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
§1
Zarządzenie określa zasady wykonywania przez pracowników Centrum Usług Wspólnych w Cieszynie, zwanego dalej CUW Cieszyn pracy poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna) w związku z ogłoszeniem na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
§ 2
1. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu i jego załącznikach jest mowa o:
1) pracy zdalnej – należy przez to rozumieć wykonywanie przez pracownika przez czas oznaczony, na polecenie pracodawcy w związku z ogłoszeniem na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania, w miejscu zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem urządzeń i środków komunikacji elektronicznej,
2) miejscu zamieszkania pracownika – należy przez to rozumieć wskazany przez pracownika adres, w którym będzie świadczył prace zdalną,
3) pracowniku lub pracownikach – rozumie się przez to osobę lub osoby zatrudnione w CUW Cieszyn na podstawie umowy o pracę, bez względu na rodzaj umowy o pracę i wymiar czasu pracy,
4) środkach komunikacji elektronicznej - rozumie się przez to środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy zdalnej, w szczególności: służbową pocztę elektroniczną, telefon, komunikatory internetowe i inne środki umożliwiające porozumiewanie się pracowników na odległość,
5) urządzeniach – należy przez to rozumieć urządzenia informatyczne wraz z oprogramowaniem wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy zdalnej, w szczególności: komputer stacjonarny, laptop, notebook, ultrabook, tablet, smartfon, itp.
2. Praca zdalna nie stanowi telepracy w rozumieniu art. 675 - 6717 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
3. W celu przeciwdziałaniu rozprzestrzeniania się zakażeń i choroby zakaźnej wywołanej wirusem SARS-CoV-2, zwanej dalej COVID-19, dopuszcza się model pracy hybrydowej, tj. częściowo zdalnej, a częściowo w trybie normalnym pozwalający na minimalizowanie interakcji pomiędzy pracownikami.
4. Dyrektor CUW prowadzi harmonogramy osób pracujących zdalnie z wyszczególnieniem imienia i nazwiska, miejsca wykonywanej pracy zdalnej oraz numeru telefonu służbowego lub prywatnego w przypadku braku telefonu służbowego.
§ 3
1. Możliwości świadczenia pracy zdalnej określa Dyrektor CUW uwzględniając zachowanie ciągłości i prawidłowej pracy podległych im komórek organizacyjnych, a także mając na względzie przeciwdziałanie rozprzestrzeniania się COVID-19, biorąc pod uwagę oświadczenia pracowników dotyczące posiadanych umiejętności, możliwości technicznych oraz lokalowych do wykonywania takiej pracy, którego wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1 do zarządzenia.
2. Polecenie wykonywania pracy zdalnej może być przekazane pracownikowi w dowolnej formie. Zaleca się formę pisemnej lub elektroniczną za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej. W poleceniu należy wskazać czasookres wykonywania pracy zdalnej (z uwzględnieniem ograniczeń czasowych, o których mowa w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych), miejsce jej świadczenia i dane niezbędne do kontaktu z pracownikiem. Wzór polecenia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
3. Pracownicy, którym polecono pracę zdalną zobowiązani są zgłaszać sytuacje, kiedy nie mają umiejętności, możliwości technicznych oraz lokalowych do wykonywania takiej pracy.
4. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.
5. Pracownicy, którym polecono pracę zdalną mogą zostać wezwani do niezwłocznego stawienia się w miejscu pracy. W takiej sytuacji winno to nastąpić w czasie do 60 minut od przekazania pracownikowi takiego wezwania przez pracodawcę lub bezpośredniego przełożonego, a w przypadku, gdy z obiektywnych przeszkód wskazanych przez pracownika zachowanie tego terminu nie jest możliwe, w terminie indywidualnie ustalonym z bezpośrednim przełożonym.
6. Kierowany do pracy zdalnej pracownik zobowiązany jest wskazać bezpośredniemu przełożonemu numer telefonu do kontaktu w trakcie pracy zdalnej oraz adres miejsca wykonywania pracy zdalnej.
7. Pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Po zakończeniu pracy w danym dniu przesyła w/w ewidencję na adres e-mail bezpośredniego przełożonego. Wzór ewidencji wykonanych czynności, stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.
8. Każda obecność w pracy w dniach, w których pracownik został skierowany do pracy zdalnej musi być wcześniej uzgodniona z bezpośrednim przełożonym i winna odbyć się za jego zgodą.
§ 4
1. W okresie świadczenia pracy zdalnej pracownik powinien przestrzegać wszystkich tych elementów organizacji pracy, które są obiektywnie możliwie do wypełnienia, w tym wszelkich obowiązujących w CUW Cieszyn procedur i regulaminów, ze szczególnych uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych z uwzględnieniem wytycznych Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakresie ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej.
2. W okresie wykonywania pracy zdalnej w celu potwierdzenia godziny rozpoczęcia pracy pracownik wysyła maila z informacją o podjęciu pracy zdalnej. Tak samo w celu potwierdzenia godziny zakończenia pracy zdalnej wysyła maila z informacją o zakończeniu pracy zdalnej. Na podstawie tak potwierdzanych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy będzie odbywała się ewidencja czasu pracy w okresie pracy zdalnej. Obowiązujące godziny pracy zdalnej są takie same jak w przypadku pracy w siedzibie pracodawcy, tj. od poniedziałku do piątku od 7.00 do 15.00 oraz dla wybranych pracowników od 7.30 do 15.30.
3. Pracownik świadczący pracę zdalną zobowiązany jest do efektywnego wykonywania pracy zgodnie z treścią umowy o pracę i zakresem czynności, z uwzględnieniem przepisów prawa pracy oraz Regulaminu pracy.
4. Pracownik świadczący pracę zdalną zobowiązany jest do wykonywania wyłącznie obowiązków pracowniczych, w tym poleceń bezpośredniego przełożonego w ustalonych godzinach pracy, w tym w szczególności do:
1) pozostawania w pełnej dostępności i stałym kontakcie z bezpośrednim przełożonym lub inną wyznaczoną osobą, za pośrednictwem uzgodnionego przez strony środka komunikacji elektronicznej, w tym:
a) bezzwłocznego odbierania telefonów, a także bieżącego sprawdzania i odbierania korespondencji wysyłanej do pracownika przez bezpośredniego przełożonego – w szczególności za pomocą telefonu lub służbowej poczty elektronicznej i bezzwłocznego odpowiadania na otrzymane wiadomości,
b) przyjmowania na bieżąco do realizacji zadań przekazywanych pracownikowi w ramach zakresu jego obowiązków.
2) stosowania w miejscu świadczenia pracy zdalnej zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
4. Jeżeli pracownik nie ma możliwości świadczenia pracy zdalnej zgodnie z ust. 3 niniejszego paragrafu, w szczególności ze względu na siłę wyższą lub warunki techniczne (np. brak prądu lub Internetu), niezwłocznie zgłasza to bezpośredniemu przełożonemu i postępuje zgodnie z jego instrukcjami.
5. Jeśli warunki w miejscu świadczenia pracy zdalnej nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy lub stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownik bezzwłocznie powiadamia o tym bezpośredniego przełożonego.
6. Pracownik świadczący pracę zdalną zobowiązany jest do bezzwłocznego zgłaszania bezpośredniemu przełożonemu zaistnienia sytuacji, która mogłaby uzasadniać cofniecie skierowania do pracy zdalnej.
7. Pracownik wykonujący pracę zdalną zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania obowiązujących w CUW Cieszyn zasad ochrony informacji i danych, w tym danych osobowych i innych stanowiących tajemnicę służbową przekazywanych pracownikowi za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W szczególności pracownik taki zobowiązany jest do właściwego zabezpieczenia miejsca pracy w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieuprawnionych, w tym także osób wspólnie z nim mieszkających, do urządzeń wykorzystanych w pracy zdalnej stanowiących mienie pracodawcy.
8. Pracownicy pracujący zdalnie na prywatnym sprzęcie zobowiązani są do bezpiecznego zapisywania i przesyłania dokumentów mailowo na swoją skrzynkę.
9. Dopuszczone jest korzystanie przez pracowników przy świadczeniu pracy zdalnej z prywatnych kont pocztowych pod warunkiem zabezpieczenia przesyłanej korespondencji zgodnie z wymogami Polityki Bezpieczeństwa w CUW Cieszyn. W przypadku korzystania z prywatnych kont pocztowych pracownik wykonujący pracę zdalną zobowiązany jest do usunięcia otrzymanej korespondencji ze skrzynki odbiorczej i/lub nadawczej w momencie zakończenia pracy nad daną sprawą.
10. W przypadku zgubienia lub kradzieży sprzętu, dokumentów lub innych nośników informacji, należy niezwłocznie, w dniu zdarzenia zgłosić zdarzenie do pracodawcy.
§5
1. Świadczenie pracy zdalnej przez pracownika następuje z użyciem urządzeń stanowiących mienie pracownika lub pracodawcy, a także za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub po wyrażeniu przez pracodawcę oddzielnej pisemnej zgody na zdalny dostęp pracownika do rejestrów i systemów informatycznych funkcjonujących w CUW Cieszyn.
2. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
3. W przypadku urządzeń wykorzystanych w pracy zdalnej stanowiących mienie pracodawcy, pracownik ten zobowiązany jest do kontrolowania i właściwego zabezpieczenia miejsca pracy w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieuprawnionych, w tym także osób wspólnie z nim mieszkających, do informacji i danych, w tym do danych osobowych i innych stanowiących tajemnicę służbową przekazywanych pracownikowi za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, a po ich wykorzystaniu, do trwałego ich usunięcia z urządzeń.
§6
1. Pracownik ma prawo do uzyskania ze strony pracodawcy wsparcia technicznego przy wykonywaniu pracy zdalnej. W tym celu pracownik zgłasza do bezpośredniego przełożonego wszelkie uzasadnione w tym zakresie potrzeby.
2. Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie przez pracownika świadczenia pracy zdalnej oraz żądać od pracownika informacji o jej wynikach. Może również w każdym czasie odwołać pracownika ze świadczenia zdalnej pracy.
3. Nieprzestrzeganie przez pracownika zasad określonych niniejszym zarządzeniem może być uznane przez pracodawcę za naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować konsekwencjami określonymi w przepisach Kodeksu pracy.
§7
Wykonanie zarządzenia powierza się Inspektorowi ds. kadr CUW Cieszyn.
§8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 9 listopada 2020 r.
Dyrektor
Centrum Usług Wspólnych w Cieszynie
mgr Paweł Szajor
