Stanowisko urzędnicze podinspektora ds. koordynowania czynności kancelaryjnych i prowadzenia archiwum zakładowego w Wydziale Organizacyjnym

Cieszyn, dnia 9 grudnia 2024 r.

OR-I.2110.11.2024

Burmistrz Miasta Cieszyna
ogłasza nabór na wolne stanowisko urzędnicze
podinspektora ds. koordynowania czynności kancelaryjnych i prowadzenia archiwum zakładowego
w Wydziale Organizacyjnym
w Urzędzie Miejskim w Cieszynie, ul. Rynek 1, 43-400 Cieszyn

Pracownik zatrudniony będzie na podstawie umowy o pracę w wymiarze 1/1 etatu.

1. Wymagania niezbędne:

1. obywatelstwo polskie albo jednego z państw Unii Europejskiej lub obywatelstwo innego państwa, które na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego uprawnia do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na zasadach określonych w art. 11 ust. 2 - 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych,
2. pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
3. brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
4. nieposzlakowana opinia,
5. wykształcenie wyższe lub średnie kierunkowe/ w specjalności/ w zawodzie: archiwistyka, historia, zarządzanie dokumentacją, administracja, prawo,
6. staż pracy:
   • 3 letni staż pracy oraz średnie wykształcenie, lub
   • brak wymogu stażu pracy dla wyższego wykształcenia.

2. Wymagania dodatkowe:

1. preferowane wykształcenie wyższe,
2. doświadczenie w pracy w administracji publicznej,
3. staż pracy w archiwum zakładowym,
4. znajomość obowiązujących przepisów ustaw na danym stanowisku pracy:
   1. ustawy o samorządzie gminnym,
   2. ustawy o dostępie do informacji publicznej,
   3. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
   4. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
   5. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
5. predyspozycje osobowościowe: umiejętność samodzielnej pracy, także w powiązaniu z innymi pracownikami lub ich zespołami, wysoka kultura osobista, miłe usposobienie, dobra komunikatywność, zmysł organizacyjny, w tym umiejętność dobrej organizacji pracy na stanowisku pracy, umiejętność pracy pod presją czasu, rzetelność, odporność na stres, dyspozycyjność,
6. sprawna obsługa urządzeń biurowych,
7. biegła obsługa pakietu biurowego Microsoft Office, OpenOffice, Internetu, poczty elektronicznej,
8. obsługa elektronicznego systemu obieg dokumentów;
9. chęć dalszego podnoszenia umiejętności i kwalifikacji.

3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:

1. Pełnienie funkcji Koordynatora czynności kancelaryjnych, w tym bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w elektronicznym systemie obiegu dokumentów przez komórki organizacyjne Urzędu, w tym w szczególności:
   1. wspieranie pracowników Urzędu Miejskiego w Cieszynie w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej,
   2. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt załatwianych spraw, właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw,
   3. przeprowadzanie planowanych i doraźnych kontroli w komórkach organizacyjnych urzędu oraz przeglądów z wykorzystaniem systemu obiegu dokumentów analizujących problemy związane z obiegiem dokumentów,
   4. informowanie Sekretarza Miasta Cieszyna o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw w urzędzie,
   5. podejmowanie działań interwencyjnych w przypadku identyfikacji problemów, poprzez przygotowywanie niezbędnych wyjaśnień i wytycznych dla pracowników,
   6. udzielanie instruktażu pracownikom urzędu w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w urzędzie,
   7. analizę możliwości wprowadzenia wyjątków od podstawowego sposobu załatwiania spraw,
   8. wymianę doświadczeń z innymi urzędami i Archiwum Państwowym.
2. Udzielanie komórkom organizacyjnym instruktażu w zakresie porządkowania i sporządzania ewidencji dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum zakładowego.
3. Sporządzanie sprawozdań rocznych z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym.
4. Prowadzenie archiwum zakładowego w elektronicznym systemie obiegu dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:
   1. przejmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu,
   2. sprawdzanie zgodności przekazywanej dokumentacji ze spisem zdawczo-odbiorczym,
   3. właściwe przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
   4. przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
   5. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
   6. współpraca z właściwym archiwum państwowym w zakresie przechowywania materiałów archiwalnych, przekazywania ich do archiwum i przeprowadzania ekspertyz,
   7. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów do zniszczenia,
   8. dopilnowywanie właściwego i terminowego przekazywania przez komórki organizacyjne spraw zakończonych do archiwum,
   9. udzielanie informacji zainteresowanym na podstawie posiadanego zasobu archiwalnego w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji dokumentów (uwierzytelnione odpisy, wypisy, wyciągi i kopie dokumentów),
   10. zabezpieczanie zgromadzonych w archiwum materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed pożarem, wilgocią, zniszczeniem, itp.
5. Wykonywanie prac kancelaryjno-technicznych.
6. Prowadzenie z należytą starannością dokumentacji związanej z zakresem obowiązków zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt i instrukcją kancelaryjną.
7. Prowadzenie dokumentacji związanej z zakresem obowiązków, jak również, w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję kancelaryjną oraz w oparciu o elektroniczny system obiegu dokumentów.
8. Przestrzeganie zasad wynikających z ustaw o ochronie danych osobowych oraz o ochronie informacji niejawnych w związku z wykonywanymi czynnościami.
9. Wykonywanie innych czynności zleconych przez Naczelnika Wydziału związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy.

4. Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku

1. Praca wykonywana będzie w siedzibie Urzędu Miejskiego w Cieszynie, Rynek 1 w pomieszczeniu biurowym na parterze oraz w siedzibie Urzędu przy ul. Jana Kochanowskiego 14.
2. Praca przy monitorze ekranowym pow. 4/h na dobę i urządzeniach biurowych.
3. Równoważny system czasu pracy.

5. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

W Urzędzie Miejskim w Cieszynie w miesiącu listopadzie 2024 roku, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych był niższy niż 6%.

6. Wymagane dokumenty:

1. list motywacyjny - własnoręcznie podpisany, ze wskazaniem miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego oraz numeru telefonu do kontaktu lub adresu poczty elektronicznej,
2. curriculum vitae z opisem dotychczasowego przebiegu pracy zawodowej - własnoręcznie podpisane,
3. oryginał kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, zgodnie z wzorem zamieszczonym na stronie bip.um.cieszyn.pl w zakładce "Praca",
4. kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe: świadectwa pracy, zaświadczenia potwierdzające zatrudnienie, również obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, w przypadku kiedy kandydat jest w zatrudnieniu,
5. kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje, uprawnienia (dyplomy, świadectwa, zaświadczenia o ukończonych kursach, szkoleniach, certyfikaty, itp.),
6. oświadczenia o:
   •  posiadaniu obywatelstwa polskiego,
   •  posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych,
   •  braku skazania za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
   •  posiadaniu nieposzlakowanej opinii,
   • zgodnie z załączonym poniżej wzorem,
7. kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego (dot. osób nieposiadających obywatelstwa polskiego),
8. klauzula informacyjna dotycząca zasad przetwarzania danych osobowych (RODO), zgodna z załączonym poniżej wzorem,
9. inne dodatkowe dokumenty o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach,
10. kandydat, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a, ust.2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1135) jest obowiązany do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

List motywacyjny, CV oraz składane oświadczenia należy własnoręcznie podpisać.

Wymagane dokumenty aplikacyjne można:

1. złożyć w zaklejonej kopercie, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata, z dopiskiem "Nabór na stanowisko ds. koordynowania czynności kancelaryjnych i prowadzenia archiwum zakładowego w Wydziale Organizacyjnym", w siedzibie Urzędu Miejskiego w Cieszynie lub przesłać pocztą na adres Urząd Miejski w Cieszynie, ul. Rynek 1, 43-400 Cieszyn;
2. przesłać za pomocą środków komunikacji elektronicznej poprzez platformę ePUAP w postaci skanów wymaganych dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym, z identycznym dopiskiem w temacie wiadomości,

w terminie do dnia 19.12.2024 r. w godzinach pracy Urzędu.

Dokumenty uważa się za dostarczone w terminie, jeżeli wpłynęły do dnia 19.12.2024r. do godz. 15.30. Dokumenty, które wpłyną do Urzędu po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.

Kandydaci, którzy spełnią wymagania formalne zobowiązani są do osobistego przybycia na posiedzenie Komisji do siedziby Urzędu Miejskiego w Cieszynie. O dokładnej godzinie posiedzenia Komisji ds. naboru oraz o sposobie przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub e-mailem. W szczególnych sytuacjach rozmowa może zostać przeprowadzona za pomocą komunikatora internetowego.

Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (bip.um.cieszyn.pl) oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie Urzędu Miejskiego ul. Rynek 1 w Cieszynie.