Zarządzenie nr 0050.264.2022

Zarządzenie Nr 0050.264.2022
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 23 maja 2022 roku

w sprawie wprowadzenia instrukcji zawierającej szczegółowe wytyczne w zakresie sposobu dokonywania scentralizowanych rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług w Gminie Cieszyn i jej jednostkach budżetowych

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.) oraz art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 280 z późn. zm.)

§ 1

Definicje

1. Niniejsze Zarządzenie:
   1. określa szczegółowe wytyczne obejmujące sposób dokumentowania i dokonywania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług,
   2. doprecyzowuje zakres odpowiedzialności.
2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
   1. urzędzie - rozumie się przez to Urząd Miejski w Cieszynie obsługujący Gminę Cieszyn
   2. jednostce - rozumie się przez to jednostkę budżetową Gminy Cieszyn.
   3. VAT należnym - rozumie się przez to podatek od towarów i usług, obliczony przy zbyciu/sprzedaży/dostawie towarów i usług,
   4. VAT naliczonym - rozumie się przez to podatek od towarów i usług wynikający z dokumentów zakupu,
   5. prewspółczynniku - rozumie się przez to współczynnik proporcji, o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług, określanym dalej symbolem PRE
   6. współczynniku struktury sprzedaży - rozumie się przez to współczynnik proporcji, o którym mowa w art. 90 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, określanym dalej symbolem WSS,
   7. alokacji - rozumie się przez to przypisanie konkretnych wydatków do określonego rodzaju sprzedaży czy działalności, z którymi wydatki te są związane, pozwalające określić związek podatku VAT wynikającego z faktury zakupu z czynnościami podlegającymi opodatkowaniu i czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu.

§ 2

Szczegółowe wytyczne

1. W celu zachowania spójności i zapewnienia właściwej ewidencji transakcji w rejestrze sprzedaży VAT i w JPK VAT wprowadza się zasadę dokumentowania fakturami wewnętrznymi, wystawianymi na Miasto Cieszyn, sprzedaży rejestrowanej na kasach fiskalnych oraz sprzedaży, na rzecz osób fizycznych, zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania na kasach fiskalnych.

§ 3

Podział zadań

1. Zobowiązuje się dyrektorów i kierowników jednostek oraz naczelników i kierowników komórek organizacyjnych urzędu do nanoszenia na fakturach zakupu opisu, wskazującego na alokację wydatku, który będzie stanowił wskazanie do zastosowania sposobu odliczenia VAT należnego (w 100 % lub z zastosowanie wskaźników proporcji: PRE, WSS, lub PRE i WSS).
2. Wyznacza się pracownika, zatrudnionego na stanowisku ds. centralizacji rozliczeń VAT w Referacie Budżetu Wydziału Finansowego do:
   1. wsparcia merytorycznego w zakresie:
      1. wykonywanych czynności związanych z transakcjami zakupu i sprzedaży w szczególności: właściwej stawki VAT, podstawy opodatkowania, ustalenia terminów płatności dla usług ciągłych,
      2. dokonywanych rozliczeń VAT,
      3. właściwego opisu faktur wskazującego na alokację poniesionych wydatków,
   2. udzielania odpowiedzi, na pisemnie zadawane pytania, kierowane drogą e-mail lub składane na Biurze Podawczym przez pracowników jednostek i urzędu, nie później niż w terminie 14 dni,
   3. przygotowywania projektów wniosków o interpretacje indywidualne z zakresu stosowania przepisów ustawy o podatku od towarów i usług w imieniu Gminy - Miasta Cieszyn w przypadku istotnych wątpliwości, których pomimo podjętych prób ich wyjaśnienia we własnym zakresie, przy wykorzystaniu dostępnych źródeł wiedzy pracownikom merytorycznym jednostek lub urzędu nie udało się wyeliminować. Wnioski winny być przygotowywane na podstawie uzyskanych od dyrektorów jednostek organizacyjnych i naczelników wydziałów pisemnych informacji zawierających szczegółowy opis stanu faktycznego, zredagowane zapytania i przedstawienie własnego stanowiska w sprawie. Wzór pisma stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia,
   4. przedkładanie do akceptacji Skarbnikowi Miasta Cieszyna projektów wniosków o interpretacje indywidualne.
3. W celu wsparcia i prawidłowego prowadzenia rozliczeń VAT sporządzono instrukcję zawierającą otwarty katalog operacji i szczegółowe wytyczne do rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług dla czynności dokonywanych przez jednostki i Miasto Cieszyn, która stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
4. Dyrektorzy i kierownicy jednostek i służby księgowe zobowiązane są do monitorowania zmian w przepisach i stosowania ich w bieżącym rozliczaniu podatku VAT.

§ 4

Zasady odpowiedzialności

1. Kierownik jednostki ponosi pełną odpowiedzialność, w tym na zasadach przewidzianych w Kodeksie Karnym Skarbowym, za rzetelne i zgodne z przepisami prawa podatkowego rozliczenia jednostki z tytułu VAT oraz za prawidłową realizację obowiązków nałożonych wewnętrznymi przepisami wprowadzanymi Zarządzeniami Burmistrza Miasta Cieszyna.
2. Kierownicy jednostek zobowiązani są do stałej dbałości o poziom wiedzy pracowników wykonujących czynności z zakresu rozliczeń VAT i właściwego powierzenia pracownikom zadań i odpowiedzialności w tym zakresie.
3. Naczelnik Wydziału Finansowego jest odpowiedzialny za prawidłowe ujęcie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych urzędu, tak aby stanowiły podstawę do dokonywania rozliczeń i źródło danych jednolitego pliku kontrolnego do deklaracji podatkowych.
4. Pracownik zatrudniony na stanowisku ds. centralizacji rozliczeń VAT ponosi odpowiedzialność za prawidłowość dokumentowania i dokonywania rozliczeń VAT oraz za prawidłowe obliczenie wskaźników proporcji PRE i WSS w urzędzie.
5. Naczelnicy i kierownicy komórek organizacyjnych urzędu ponoszą pełną odpowiedzialność za:
   1. rzetelność opisu wskazującego na alokację wydatku, nanoszonego na fakturach zakupu,
   2. gromadzenie i terminowe przekazywanie do Wydziału Finansowego kompletnej dokumentacji, wpływającej na prawidłowe rozliczanie VAT.
6. Pracownicy urzędu i jednostek, którym powierzono zadania z zakresu ewidencji i rozliczeń VAT (sporządzanie dokumentów sprzedaży, prowadzenie rejestrów VAT, dekretacji dokumentów i ich ewidencji w księgach rachunkowych) ponoszą odpowiedzialność za terminowe i rzetelne wykonywanie zadań, przestrzeganie przepisów prawa podatkowego i wewnętrznych procedur tak, aby wszystkie decyzje związane z rozliczaniem VAT miały podstawę w rzetelnie i prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej i dokumentacji.
7. W celu uniknięcia odpowiedzialności za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, o którym mowa w Kodeksie Karnym Skarbowym, wszyscy pracownicy, o których mowa w § 4 zobowiązani są do zachowania należytej ostrożności i staranności wymaganej w związku z dokonywaniem rozliczeń VAT.

§ 5

Traci moc Zarządzenie Nr 0050.42.2017 Burmistrza Miasta Cieszyna z dnia 25 stycznia 2017 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji zawierającej szczegółowe wytyczne w zakresie sposobu dokonywania scentralizowanych rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług w Gminie Cieszyn i jej jednostkach budżetowych.

§ 6

Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Finansowego, naczelnikom, kierownikom, szefom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Cieszynie, dyrektorom i kierownikom jednostek budżetowych Gminy Cieszyn.

§ 7

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta Cieszyna.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.