Zarządzenie nr 0050.285.2024

ZARZĄDZENIE NR 0050.285.2024
BURMISTRZA MIASTA CIESZYNA
z dnia 22 maja 2024 r.

w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w Mieście Cieszynie

Na podstawie art. 33 ust. 3 w związku z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 609), art. 1-3, ustawy z dnia 29 października 2010 r o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2010.226.1476), art. 2 pkt 32a, art.29a ust.15, art 86 ust.19a, 19d, art.87 ust.2, 2c,ust. 5b-5d, art. 106G ust. 3a-3c,4,, art. 106J ust.2-4, art.106m ust.5,art. 106na-106ne, 106r, 112aa ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 361 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021r., poz. 2481 z późn. zm.).

§ 1.

1. Definicje:
   Instrukcja - niniejsza instrukcja określająca zakres zadań wdrożenia w jednostce do korzystania z KseF.
   Komórka - wydział/zespół realizujący określone zadania i funkcje.
   Kierownik jednostki - osoba odpowiedzialna za całość gospodarki finansowej jednostki.
   Pracownik - osoba, której powierzono określone obowiązki z zakresie gospodarki finansowej jednostki.
   Kontrahent - podmiot, z którym jednostka dokonuje transakcji (zakupowych lub sprzedażowych).
   System IT - systemy informatyczne jednostki, w szczególności oprogramowanie finansowo-księgowe wykorzystywane w jednostce.
   KSeF - Krajowy System e-Faktur.
   E-faktura - faktura ustrukturyzowana.
   Numer KSeF - numer nadawany e-fakturze w KSeF.

§ 2.

1. Zakres instrukcji.
   1. Instrukcja określa zakres odpowiedzialności i kroki prowadzące do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w procesie dokumentowania fakturami ustrukturyzowanymi transakcji sprzedaży, odbioru ustrukturyzowanych faktur zakupowych, nadawania, zmiany oraz odbioru uprawnień do korzystania z systemu.

§ 3.

1. Zakres stosowania
   1. Instrukcja skierowana jest do pracowników odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg procesu wdrożenia KSeF.

§ 4.

1. Instrukcja
   1. Kierownik jednostki powołuje zespół wdrożeniowy składający się z przedstawicieli:
      1. referatu/komórki/wydziału odpowiedzialnego za rozwiązania informatyczne i techniczne,
      2. referatu/komórki/wydziału odpowiedzialnego za finanse i księgowość.
   2. Nadzór nad pracami zespołu wdrożeniowego sprawuje kierownik jednostki.
   3. Zespół wdrożeniowy analizuje obecny system dokumentowania transakcji sprzedaży, obiegu dokumentów w jednostce oraz zakres obowiązków wybranych komórek. W szczególności zespół wdrożeniowy ustala:
      1. liczbę systemów IT powiązanych z fakturowaniem,
      2. liczbę i rodzaj faktur wystawianych w jednostce w zależności od rodzajów kontrahentów,
      3. rozmiary plików w przypadku wystawianych faktur elektronicznych,
      4. załączniki do faktur i zakres danych nimi objętych,
      5. specyficzne dla jednostki dane na fakturach,
      6. osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur oraz nadzór nad ich poprawnym wystawieniem,
      7. obieg faktur,
      8. weryfikację formalno-rachunkową faktury,
      9. formę przekazywania faktur kontrahentom,
      10. sposób potwierdzania formy przekazywanych faktur.
   4. Zespół wdrożeniowy ustala:
      1. system IT i możliwość jego technicznej modyfikacji,
      2. osoby odpowiedzialne za realizację zamówień i ich akceptacji,
      3. liczbę i rodzaj faktur otrzymywanych w jednostce w ujęciu dziennym/miesięcznym/rocznym w zależności od rodzajów kontrahentów.
   5. Zespół wdrożeniowy proponuje możliwości rozwoju systemu IT w jednostce, w szczególności:
      1. możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły związane z generowaniem oraz wysyłką i odbiorem faktur ustrukturyzowanych w formie plików XML,
      2. format, w jakim możliwy jest eksport danych dotyczących poszczególnych faktur,
      3. sposób archiwizacji dokumentacji prowadzonych w formie ksiąg rachunkowych.
   6. Zespół wdrożeniowy analizuje schemat XML e-faktury i proponuje powiązania poszczególnych źródeł danych, z których mogą być importowane dane do wystawienia e-faktury. Zespół wdrożeniowy ustala obszary konieczne do modyfikacji w zakresie importu danych do struktury XML.
   7. Zespół wdrożeniowy projektuje zapisy wewnętrznych procedur w zakresie:
      1. wystawiania i odbioru faktur,
      2. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
      3. obiegu dokumentów księgowych (w tym dekretacji),
      4. innych wewnętrznych regulacji związanych z fakturowaniem,
      5. umów z kontrahentami,
      6. uzyskiwania zgody kontrahentów na otrzymywanie e-faktur (w okresie dobrowolnego stosowania KSeF),
      7. wystawiania e-faktur w KSeF, monitorowania UPO,
      8. monitorowania i weryfikacji e-faktur odrzuconych przez KSeF i ponownego wystawienia e-faktur,
      9. dostarczania e-faktur do kontrahentów,
      10. wystawiania i dostarczania faktur na rzecz podmiotów zagranicznych oraz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
      11. wystawiania faktur w okresie awarii.
   8. Zespół wdrożeniowy projektuje zapisy wewnętrznych procedur transakcji zakupowych w zakresie:
      1. udzielania zgody na otrzymywanie e-faktur w KSeF,
      2. procesu otrzymywania e-faktur w zależności od formy dostarczenia faktury,
      3. wewnętrznej akceptacji faktur.
   9. Zespół wdrożeniowy projektuje zapisy wewnętrznych procedur odpowiedzialności pracowników za procesy istniejące w jednostce w zakresie:
      1. nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do wystawiania i dostępu do e-faktur w KSeF,
      2. sposobu uwierzytelniania jednostki,
      3. wskazania pracowników posiadających określone uprawnienia,
      4. automatyzacji procesów księgowania w połączeniu z funkcjonalnościami KSeF.
   10. Zespół wdrożeniowy określa szczegóły techniczne konieczne do wdrożenia w systemie IT i współpracuje z zewnętrznym dostawcą oprogramowania w celu wdrożenia zmian wynikających z:
       1. sposobu przesyłania e-faktur do KSeF - wysyłka w ramach sesji interaktywnej lub wysyłka wsadowa (paczki faktur),
       2. mechanizmu weryfikacji prawidłowości e-faktur przed przesłaniem do KSeF,
       3. sposobu pobierania faktur zakupowych (poprzez ciągłe pobieranie e-faktur z KSeF lub periodyczne łączenie się z KSeF),
       4. wystawiania i przesyłania do KSeF e-faktur w okresie awarii.
   11. Zespół wdrożeniowy testuje systemy w przygotowanym środowisku testowym przed korzystaniem z systemu IT w wersji produkcyjnej.
   12. Zespół wdrożeniowy proponuje wprowadzenie niezbędnych poprawek w rozwiązaniach technicznych wdrażanych w jednostce.
   13. Przed uruchomieniem produkcyjnego środowiska do korzystania z KSeF zespół wdrożeniowy szkoli pracowników zaangażowanych w proces wystawiania i odbioru e-faktur. Szkolenie pracowników zapewnia zapoznanie się odpowiednich komórek z:
       1. kwestiami merytorycznymi związanymi z przejściem na nowy sposób fakturowania, m.in. dotyczącymi momentu wystawienia i otrzymania faktury, a także zawartości e-faktury,
       2. zmianami w funkcjonujących w jednostce procesach i procedurach wewnętrznych,
       3. zmianami w umowach z kontrahentami,
       4. techniczną obsługą systemu IT jednostki w zakresie korzystania z KSeF.

§ 5.

Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta, Naczelnikowi Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Cieszynie, Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Cieszynie, dyrektorom jednostek budżetowych. Naczelnika Wydziału Finansowo zobowiązuje do przekazania Zarządzenia do Miejskiego Zarządu Dróg w Cieszynie, Centrum Usług Wspólnych w Cieszynie, Szkół Podstawowych Nr 1, Nr 2, Nr 3, Nr 4, Nr 5, Nr 6, Nr 7, Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cieszynie, Straży Miejskiej w Cieszynie, Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Cieszynie, Żłobków Miejskich w Cieszynie, Domu Spokojnej Starości w Cieszynie.

§ 6.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.