Zarządzenie nr 0050.251.2022

Zarządzenie Nr 0050.251.2022
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 11 maja 2022 roku

w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej zasady ewidencji księgowej projektu "CIESZYN - MIASTO SAMOWYSTARCZALNE" realizowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.) i art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 217 z późn. zm.)

§ 1

Wprowadzam instrukcję określającą zasady ewidencji księgowej projektu "CIESZYN - MIASTO SAMOWYSTARCZALNE" finansowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021, która stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta, Naczelnikowi Wydziału Finansowego. Naczelnikowi Wydziału Zamówień Publicznych Inwestycji i Funduszy Zewnętrznych, Naczelnikowi Wydziału Ochrony Środowiska. Naczelnikowi Wydziału Kultury i Promocji, Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik do
Zarządzenia Nr 0050.251.2022
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 11 maja 2022 r.

Instrukcja określająca zasady ewidencji księgowej projektu "CIESZYN - MIASTO SAMOWYSTARCZALNE" realizowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021

§ 1

Instrukcja niniejsza określa przyjęte w Urzędzie Miejskim w Cieszynie, zwanym dalej jednostką, zasady obiegu dokumentów i ewidencji księgowej projektu "CIESZYN - MIASTO SAMOWYSTARCZALNE"

§ 2

1. W celu przyjmowania dofinansowania ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 i przekazywania odpowiednich części dofinansowania na rzecz partnera i dysponentów projektu Miasto Cieszyn, jako Główny Beneficjent dofinansowania, prowadzi wyodrębnione rachunki pod nazwą: "Rozwój lokalny - dotacja" i "Rozwój lokalny - wydatki"
2. Ewidencję księgową prowadzi się w programie finansowo - księgowym "FK" Firmy Rekord w oparciu o obowiązujące zarządzenia Burmistrza Miasta w sprawie przyjętej polityki rachunkowości, i w ramach przyjętego Zakładowego Planu Kont w Urzędzie Miejskim w Cieszynie.
3. Obieg dokumentów w zakresie podstawowym reguluje, przyjęta zarządzeniem Burmistrza Miasta, instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Cieszynie, aktualnie obowiązująca.

§ 3

1. Operacje finansowe związane z realizacją projektu ujmowane są w księgach rachunkowych "Urzędu", w oddziale 001 "Wydatki" na podstawie sprawdzonych i opracowanych dowodów księgowych.
2. Prowadzona jest wyodrębniona ewidencja finansowo - księgowa środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków z tych środków, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
3. Dokumenty księgowe, ich kserokopie, gromadzone są w odrębnych segregatorach:
4. W celu wyodrębnienia wydatków kwalifikowalnych oraz rozdzielenia źródeł finansowania, wprowadza się do klasyfikacji budżetowej (stosowanej zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji, dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych) osobną pozycję oznaczoną symbolem cyfrowym - "80" pn: "Cieszyn - miasto samowystarczalne".
5. Dla ewidencji wydatków finansowanych w 85% z budżetu środków europejskich stosuje się paragrafy z końcówką "7". a dla ewidencji wydatków finansowanych w 15% z budżetu państwa stosuje się paragrafy z końcówką "6". Natomiast dla oznaczenia ewidencji wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w ar. 5 ust. 3 pkt 2. pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy (do których stosowana jest czwarta cyfra 6), stanowiący krajowy w kład publiczny w realizację projektu stosuje się paragrafy z czwartą cyfrą "9".
6. Źródła finansowania oznacza się następującymi symbolami:
   1. EB - wydatki bieżące finansowane ze środków europejskich,
   2. EP - wydatki inwestycyjne finansowane ze środków europejskich,
   3. VP - wydatki niekwalifikowalne - podatek VAT,
   4. WP - wydatki inwestycyjne finansowane środkami własnymi.
7. Do ewidencji kosztów inwestycyjnych projektu stosuje się konto analityczne o "Cieszyn - miasto samowystarczalne", które zostało utworzone w grupie analitycznej do konta syntetycznego o symbolu i nazwie "080 - Inwestycje" (środki trwale w budowie).
8. Zastosowanie ujętych w ust. 4-7 zasad wprowadzających wyróżniki, pozwala na wyodrębnienie ewidencji księgowej dla wszystkich transakcji związanych z realizacją projektu.
9. Dysponent środków zobowiązany jest do:
   1. prowadzenia na bieżąco Zestawienia dokumentów księgowych zgodnie z załącznikiem Nr 1.
   2. prowadzenia na bieżąco Zestawienia udzielonych zamówień zgodnie z załącznikiem Nr 2.
   3. dołączania do każdego przedkładanego do zapłaty dokumentu księgowego opisu zgodnie z załącznikiem Nr 3.
   4. prowadzenia i przechowywania dokumentacji rzeczowej i finansowej dotyczącej realizowanego projektu (np.: dokumentacja z zakresu zamówień publicznych, umowa, zlecenie, protokoły itp.).
   5. przekazywania w formie pisemnej do Wydziału Zamówień Publicznych, Inwestycji i Funduszy Zewnętrznych opisów merytorycznych dot. danego okresu sprawozdawczego opisujących m.in. stan realizacji poszczególnych działań/przedsięwzięć, ewentualne problemy, wprowadzone zmiany w projekcie, informacja na temat wskaźników itp.: Informacja o konieczności przygotowania takich danych zostanie przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem.

§ 4

1. Dokumenty związane z realizacją projektu powinny być przechowywane, zgodnie z warunkami udzielenia dofinansowania. W przypadku gdy przepisy prawa krajowego określają dłuższy okres przechowywania należy uwzględnić przepisy krajowe.
2. Kompletne dowody księgowe powinny być przekazane do archiwizacji w osobnym zbiorze (teczce) w celu skutecznej identyfikacji, zapewnienia kompletności dokumentacji i zachowania terminu archiwizacji. Opis teczki powiem zawierać nazwę projektu, numer projektu oraz okres przechowywania dowodów wraz z wskazaniem granicznej daty. o której mowa w ust. 1.

§ 5

W sprawach nieuregulowanych niniejsza instrukcją decyzję podejmuje Skarbnik Miasta Cieszyna w porozumieniu z koordynatorem projektu.