Zarządzenie nr 0050.432.2021

Zarządzenie Nr 0050.432.2021
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 11 sierpnia 2021 roku

w sprawie sposobu prowadzenia Centralnego Rejestru Umów Gminy Cieszyn i Rejestru Porozumień Gminy Cieszyn

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 1372) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 305 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

Centralny Rejestr Umów Gminy Cieszyn (CRU) i Rejestr Porozumień Gminy Cieszyn (RP) prowadzony jest przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Cieszynie.

§ 2

Rejestracji odpowiednio w CRU lub RP podlegają:

1. umowy i porozumienia oraz aneksy do nich, zawarte z podmiotami nieposiadającymi osobowości prawnej, osobami prawnymi, osobami fizycznymi, związkami, stowarzyszeniami i organizacjami z zastrzeżeniem § 4,
2. umowy i porozumienia oraz aneksy do nich, zawarte z organizacjami pożytku publicznego z określeniem w indeksie symbolu liczbowego "526" według symbolu z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
3. umowy oraz aneksy do nich, zawarte w ramach udzielenia zamówienia publicznego,
4. umowy i aneksy do nich. zawarte jako umowy stanowiące akty notarialne.
5. umowy i porozumienia oraz aneksy do nich, zawarte jako umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

§ 3

Rejestracji w CRU i RP podlegają umowy i porozumienia oraz aneksy do nich:

1. zawierane przez lub w imieniu Burmistrza Miasta Cieszyna na podstawie pełnomocnictw lub upoważnień wystawionych dla uprawnionych pracowników Urzędu Miejskiego w Cieszynie zgodnie z aktualnymi zakresami czynności.
2. zawierane w imieniu Burmistrza Miasta Cieszyna na podstawie szczególnych pełnomocnictw lub upoważnień wystawionych dla kierowników miejskich jednostek organizacyjnych w celu realizacji zadań innych niż zadania określone w aktualnie obowiązującym statucie każdej z miejskich jednostek organizacyjnych Gminy Cieszyn.

§ 4

Z obowiązku przekazywania do CRU i RP wyłączone są:

1. umowy i porozumienia, które nie podlegają rejestracji na podstawie przepisów odrębnych.
2. umowy ze stosunku pracy (nie ze stosunku zatrudnienia),
3. umowy i porozumienia zawarte przez kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Cieszyn związane z wykonywaniem tzw. zwykłego zarządu zgodnie z obowiązującymi: Statutami tych jednostek, przepisami, upoważnieniami i pełnomocnictwami dotyczącymi wykonywania zadań statutowych danej jednostki, instytucji kultury lub spółki komunalnej.

§ 5

1. CRU i RP prowadzony jest w formie elektronicznej w Systemie Rejestry (System do obsługi rejestrów) i jest dostępny dla Kierownictwa Urzędu Miejskiego w Cieszynie. Biura Kontroli. Audytora Wewnętrznego. Wydziału Finansowego i osób prowadzących CRU i RP.
2. CRU i RP powinny zawierać następujące dane:
   1. identyfikator umowy,
   2. datę zawarcia umowy.
   3. dane identyfikujące kontrahenta: nazwa (firma) wraz z numerem NIP, jeżeli go posiada albo imię i nazwisko kontrahenta
   4. przedmiot umowy,
   5. data początkowa i końcowa okresu realizacji umowy.
   6. całkowita wartość przedmiotu umowy, a w przypadku, gdy całkowita wartość przedmiotu umowy nie jest w umowie określona - kwota zrealizowanych wydatków,
   7. określenie, czy przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej.
   8. tryb zawarcia umowy,
   9. informacje o zmianie warunków umowy lub zawartych aneksach,
   10. symbol komórki lub miejskiej jednostki organizacyjnej przygotowującej projekt umowy lub porozumienia.

§ 6

Czynność rejestracji umowy lub porozumienia w CRU i w RP obejmuje:

1. pracownik merytoryczny prowadzący sprawę przygotowuje projekt umowy, aneksu do umowy lub porozumienia w odpowiedniej ilości egzemplarzy, a w przypadku umów. których projektodawcą jest druga strona umowy - uzgadnia jej zapisy i parafuje każdą jej stronę,
2. Naczelnik Wydziału, Kierownik Biura, Kierownik miejskiej jednostki organizacyjnej lub Prezes spółki gminnej akceptuje treść dokumentu pod względem merytorycznym i parafuje go oraz opatruje pieczątką imienną,
3. Radca Prawny opiniuje treść dokumentu pod względem zgodności z przepisami prawa i parafuje każdą stronę wszystkich egzemplarzy umowy,
4. pracownik merytoryczny niezwłocznie przedstawia dokument wraz z ponumerowanymi załącznikami, stanowiącymi integralną część dokumentu do rejestracji w CRU lub odpowiednio w RP pracownikowi Wydziału Organizacyjnego, który dokonuje wpisu odpowiednich danych w CRU lub w RP,
5. pracownik dokonujący rejestracji umieszcza na pierwszej stronie każdego egzemplarza umowy oraz załącznika w prawym górnym rogu pieczęć o treści "Centralny Rejestr Umów zawartych przez Gminę Cieszyn Nr " potwierdzającą rejestrację. Na pieczęci wpisuje przypisany symbol z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dla umów i aneksów do umów - 032, dla porozumień umieszcza pieczęć o treści "Rejestr Porozumień zawartych przez Gminę Cieszyn Nr " oraz symbol 031, następnie kolejny numer z rejestru wygenerowany w systemie Rejestry oraz rok. W celu ułatwienia identyfikacji merytorycznej komórki organizacyjnej, jednostki lub spółki przygotowującej dokument pracownik rejestrujący wpisuje jej symbol w rubryce "Indeks" oraz na każdym egzemplarzu umowy, aneksu do umowy lub porozumienia pod pieczęcią potwierdzającą rejestrację (w przypadku aneksu dopisuje symbol "al"),
6. pracownik merytoryczny prowadzący sprawę uzyskuje kontrasygnatę Skarbnika Miasta na każdym egzemplarzu dokumentu rodzącego zobowiązania finansowe Gminy Cieszyn,
7. Burmistrz Miasta lub upoważniony przez Burmistrza pracownik podpisuje każdy egzemplarz dokumentu,
8. pracownik merytoryczny prowadzący sprawę uzyskuje podpis strony, z którą Gmina Cieszyn zawiera umowę, aneks do umowy lub porozumienie,
9. po podpisaniu dokumentu przez strony, pracownik merytoryczny niezwłocznie rozdziela poszczególne egzemplarze umowy dla:
   1. strony umowy - 1 egz.,
   2. komórki merytorycznej - 1 egz.,
   3. Wydziału Finansowego - kopia - dołączana do faktury, rachunku, bez załączników w postaci map, dokumentacji technicznej oraz załączników o objętości powyżej 10 stron oraz przekazuje dokument do Wydziału Organizacyjnego celem stworzenia odwzorowania cyfrowego z wyłączeniem umów dotyczących ustawy Prawo zamówień publicznych,
10. pracownik dokonujący rejestracji dołącza odwzorowanie cyfrowe dokumentu odpowiednio do CRU lub RP w systemie Rejestry (nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych załączników w postaci map. dokumentacji technicznej oraz załączników objętości powyżej 10 stron). Umowy dotyczące ustawy Prawo zamówień publicznych odwzorowuje się wraz z ofertą Wykonawcy.

§ 7

1. Do przekazywania umów do CRU i porozumień do RP zobowiązuję kierowników wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Cieszynie oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych Gminy Cieszyn wymienionych w załączniku do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Cieszynie.
2. Obowiązkowe przekazywanie do CRU i RP umów. porozumień oraz kolejnych aneksów do nich następuje najpóźniej w terminie czternastu dni od zawarcia umowy, porozumienia, aneksu, celem dołączenia odwzorowania cyfrowego do odpowiedniej pozycji w rejestrze

§ 8

1. Wykonanie zarządzenia, w zakresie prowadzenia rejestru Umów Gminy Cieszyn i Porozumień Gminy Cieszyn oraz rejestrowania przekazywanej do rejestru dokumentacji, powierzam pracownikom wyznaczonym i nadzorowanym przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Cieszynie.
2. Wykonanie zarządzenia, w zakresie realizowanych zadań merytorycznych lub innych oraz w zakresie terminowego przekazywania kompletnej dokumentacji do CRU i RP. powierzam kierownikom wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Cieszynie, kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych i prezesom spółek miejskich.
3. Nadzór nad poprawnym funkcjonowaniem rejestrów oraz terminowym rejestrowaniem przekazywanej dokumentacji w szczególności przekazywanej przez kierowników miejskich jednostek organizacyjnych Gminy Cieszyn powierzam Sekretarzowi Miasta Cieszyna.

§ 9

Traci moc Zarządzenie Nr 0050.240.2018 z dnia 18 kwietnia 2018 roku

§ 10

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia