Zarządzenie nr 120.67.2020

Zarządzenie Nr 120.67.2020
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 16 grudnia 2020 roku

w sprawie wprowadzenia regulaminu nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Miejskim w Cieszynie

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r., poz. 713 z późn. zm.)

§ 1

Wprowadzam regulamin nagrywania rozmów telefonicznych Urzędu Miejskiego w Cieszynie, stanowiący załącznik do zarządzenia.

§ 2

Traci moc Zarządzenie Nr 120.12.2019 Burmistrza Miasta Cieszyna z dnia 4 marca 2019 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Miejskim w Cieszynie.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta Cieszyna.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 21 grudnia 2020 roku.

Załącznik
do Zarządzenia Nr 120.67.2020
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 16 grudnia 2020 roku

REGULAMIN NAGRYWANIA ROZMÓW TELEFONICZNYCH W URZĘDZIE MIEJSKIM W CIESZYNIE

§ 1

Regulamin nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Miejskim w Cieszynie, zwany dalej Regulaminem, określa zasady nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Miejskim w Cieszynie, numery telefoniczne wewnętrzne, na których dochodzi do nagrywania rozmów telefonicznych oraz sposób ich zabezpieczenia oraz udostępniania zgromadzonych treści.

§ 2

Celem nagrywania rozmów telefonicznych na wyznaczonych numerach telefonicznych wewnętrznych jest podnoszenie standardów obsługi oraz bezpieczeństwo osób prowadzących rozmowę telefoniczną.

§ 3

1. Osoby wykonujące połączenia telefoniczne na numery telefonów objętych systemem nagrywania rozmów w Urzędzie Miejskim w Cieszynie są informowane o nagrywaniu rozmów poprzez komunikat odtwarzany automatycznie w oczekiwaniu na połączenie, którego treść stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. Osoba, o której mowa w ust. 1, która nie wyraża zgody na nagrywanie, proszona jest o zakończenie połączenia telefonicznego.
3. Kontynuacja połączenia telefonicznego po wysłuchaniu komunikatu oznacza wyraźne działanie potwierdzające zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
4. Przed połączeniem osoba, o której mowa w ust. 1 zapoznawana jest ze skróconą klauzulą informacyjną (klauzula warstwowa) dotyczącą przetwarzania danych osobowych, której treść zawarta jest w komunikacie, stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu.
5. Obowiązek informacyjny (klauzula informacyjna), o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1), wypełnia się poprzez zamieszczenie klauzuli informacyjnej, stanowiącej załącznik nr 2 do Regulaminu na stronie Biuletynu Informacji Publicznej w dziale "Ochrona danych osobowych" oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Cieszynie.
6. Dla rozmów, o których mowa § 4 ust. 2 pkt 2 pracownik, który przekierowuje rozmowę zobowiązany jest poinformować rozmówcę, że docelowy numer wewnętrzny jest objęty systemem nagrywania rozmów, a więcej informacji o nagrywaniu rozmów można uzyskać na stronie, o której mowa w ust. 5.

§ 4

1. Nagrywanie rozmów odbywa się całodobowo.
2. Rejestracji i zapisowi podlega fonia:
   
   1. z rozmów przychodzących z zewnątrz;
   2. z rozmów przychodzących z zewnątrz w wyniku przekierowania z numeru wewnętrznego, na którym rozmowy nie są nagrywane, na numer wewnętrzny, na którym dochodzi do nagrywania rozmów telefonicznych.
3. Awaria systemu rejestracji rozmów nie wpływa na możliwość połączenia się i rozmowy telefonicznej z pracownikiem Urzędu Miejskiego w Cieszynie.
4. Czas przechowywania nagrań z rozmów telefonicznych wynosi 3 miesiące od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagranie stanowi dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończeniu postępowania. Po upływie tych okresów nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu.
5. Administratorem danych osobowych zgromadzonych podczas rejestracji rozmów telefonicznych jest Burmistrz Miasta Cieszyna, Rynek 1, 43-400 Cieszyn, urzad@um.cieszyn.pl.

§ 5

1. Nagrywanie rozmów odbywa się na wyznaczonych numerach telefonicznych wewnętrznych, których wykaz stanowi załącznik Nr 3 do Regulaminu.
2. Decyzję w sprawie objęcia dodatkowego numeru systemem nagrywania rozmów telefonicznych podejmuje Sekretarz Miasta Cieszyna na podstawie pisemnego wniosku kierownika komórki organizacyjnej, po wyrażonej zgodzie bezpośredniego użytkownika numeru.
3. Zmiana załącznika, o którym mowa w ust. 1 oraz załącznika nr 1 do Regulaminu nie stanowi zmiany treści Regulaminu.

§ 6

1. Infrastruktura techniczna służąca rejestrowaniu oraz przechowywaniu rozmów została skonstruowana w sposób uniemożliwiający dostęp do zarejestrowanych materiałów przez osoby do tego nieupoważnione.
2. Pracownicy Urzędu Miejskiego w Cieszynie wyznaczeni do odsłuchiwania nagranych rozmów mają nadane upoważniania do przetwarzania danych osobowych.
3. Do zapoznania się z nagraniami rozmów telefonicznych upoważnieni są na podstawie art. 29 i 32 ust. 4 rozporządzenia 2016/679
   
   1. Sekretarz Miasta Cieszyna,
   2. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Cieszynie,
   3. Kierownik Referatu Organizacyjno-Administracyjnego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Cieszynie,
   4. Kierownik Referatu Gospodarczo-Remontowego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Cieszynie,
   5. Kierownik oraz pracownicy Referatu Informatycznego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Cieszynie,
   6. Kierownicy komórek organizacyjnych, w zakresie nagrań rozmów telefonicznych z podległych stanowisk,
   7. Serwisant systemu w zakresie koniecznym do wykonania naprawy, konserwacji systemu nagrywania rozmów, przy obecności pracownika, o którym mowa w pkt 4 lub 5,
   8. inne osoby na podstawie dalszych upoważnień.

§ 7

1. Zapisy rozmów telefonicznych mogą być udostępniane wyłącznie za zgodą Burmistrza Miasta Cieszyna lub Sekretarza Miasta Cieszyna uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa, w zakresie prowadzonych przez nie postępowań czy czynności prawnych.
2. Nośnik z materiałem może być przekazany organom ścigania na ich pisemny wniosek w celu wyjaśnienia prowadzonej sprawy.

§ 8

Nadzór nad funkcjonowaniem systemu nagrywania rozmów telefonicznych sprawuje Naczelnik Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Cieszynie.

¹ Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1)