Zarządzenie nr Z31-8-2019

Zarządzenie Nr -Z31/8/2019 z dnia: 31.05. 2019r.

DYREKTORA

CIESZYŃSKIEGO OŚRODKA KULTURY „DOM NARODOWY”

w sprawie zasad sporządzania, obiegu i rejestrowania umów

w Cieszyńskim Ośrodku Kultury „Dom Narodowy”

Na podstawie art. 17 Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U.2018.1983 ze zm.) oraz Statutu Ośrodka Kultury „Dom Narodowy” w Cieszynie nadanego uchwałą Rady Miejskiej Cieszyna Nr XXVIII/288/13 z dnia 31 stycznia 2013r. zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Umowy sporządzane przez COK Dom Narodowy przygotowywane są w działach merytorycznych, które nadzorują ich wykonanie. Każda przygotowana umowa podlega sprawdzeniu poprawności pod względem przestrzegania przepisów RODO i wymaga akceptacji radcy prawnego/adwokata. Po uzyskaniu akceptacji radcy prawnego/adwokata umowa jest parafowana przez Kierownika Działu, a następnie podpisywana przez Główną Księgową i Dyrektora. Podpisaną umowę Kierownik Działu przekazuje do podpisu kontrahentowi (stronie).

2. Umowy przysyłane przez Kontrahentów (strony) podlegają sprawdzeniu merytorycznemu w odpowiedzialnych działach merytorycznych, a następnie sprawdzeniu pod względem przestrzegania przepisów RODO i akceptacji radcy prawnego/adwokata. Po uzyskaniu akceptacji radcy prawnego/adwokata umowa jest parafowana przez Kierownika Działu, a następnie podpisywana przez Główną Księgową i Dyrektora. 

3.Umowy standardowe, przygotowywane są przez pracowników merytorycznych wyznaczonych przez Kierowników działów.

§ 2

Umowy przygotowywane w oparciu o wzory umów wprowadzone Zarządzeniem nr Z31/7/2019 z dnia 30 maja 2019r. nie wymagają akceptacji radcy prawnego/adwokata. Warunkiem jest zastosowanie wzoru bez zmiany jego treści, a tylko uzupełnienie danych we wzorze.

§ 3

Każda umowa sporządzana jest w trzech egzemplarzach, z których dwa zostają w COK „Dom Narodowy” - jeden oryginał w księgowości, a drugi w Dziale Organizacyjnym prowadzącym Rejestr Umów. W dziale merytorycznym przygotowującym umowę i nadzorującym jej realizację zostaje kopia umowy.

§ 4

1. Kierownik Działu Kultury odpowiedzialny jest za nadzór nad przygotowaniem w swoim dziale umów, prowadzenie działowego rejestru umów i nadawanie umowom numerów. Schemat numeru to nazwa działu/ symbol umowy/ kolejny numer umowy/rok bieżący. Symbol Działu Kultury to DK i taki skrót widnieje na początku każdej umowy z Działu Kultury.

Obowiązujące symbole umów w Dziale Kultury:

a) I – umowy z instruktorami prowadzącymi zajęcia w COK „Dom Narodowy”;

b) K – umowy koncertowe (z wykonawcami i orkiestrą)

c) O – umowy obsługi koncertów (nagłośnienie, oświetlenie)

d) WS – umowy współpracy ze Stowarzyszeniami i instytucjami kultury

e) UŻ – umowy użyczenia sal dla działalności kulturalnej

f) R – umowy sprzedaży powierzchni reklamowej

g) D – deklaracje uczestników zajęć popołudniowych w COK „Dom Narodowy”.

2. Kierownik Działu Organizacyjnego odpowiedzialny jest za nadzór nad przygotowaniem w swoim dziale umów, prowadzenie działowego rejestru umów i nadawanie umowom numerów. Schemat numeru to nazwa działu/ symbol umowy/ kolejny numer umowy/rok bieżący.

Symbol Działu Organizacyjnego to DOR i taki skrót widnieje na początku każdego numeru umowy z Działu Organizacyjnego.

Obowiązujące symbole umów w Dziale Organizacyjnym:

a) M - umowy z dostawcami mediów dla COK „Dom Narodowy”;

b) U – umowy z usługodawcami działającymi na rzecz COK „Dom Narodowy” (remonty, przeglądy, obsługa techniczna budynku)

c) W – umowy wynajmu pomieszczeń i usług w COK „Dom Narodowy”.

d) WU – umowy użyczenia sal na działalność Stowarzyszeń – wydarzenia edukacyjne i inne.

3. Dział Kadr odpowiedzialny jest za przygotowanie umów o pracę i umów zleceń z pracownikami COK „Dom Narodowy”, a także umów obsługi BHP, umów obsługi i rozliczania projektów.

§ 5

Wynajem sal na kwoty poniżej 1.000 zł netto można prowadzić na podstawie zamówienia, bez konieczności zawierania umowy.

§6

1.Rejestry wewnętrzne w Działach prowadzone są w formie elektronicznej a wydruki papierowe sporządzane co najmniej co pół roku.

2. Oryginały umów, są przechowywane w zamykanych szafach w Dziale Organizacyjnym i Dziale Księgowo-Finansowym.

§7

1.Prawidłowo podpisana umowa trafia do Centralnego Rejestru Umów prowadzonego przez Dział Organizacyjny gdzie zostaje jej nadany kolejny numer w Centralnym Rejestrze Umów. Numer umieszcza się na pieczątce o treści: Centralny Rejestr Umów COK Dom Narodowy Nr: …...

2. Numeracja w Centralnym Rejestrze Umów rozpoczyna się symbolem: COK/ kolejny numer/dalej następuje numer umowy nadany przez dział merytoryczny. Poszczególne elementy numeru oddzielone zostająukośnikami.

3.Prowadzenie Centralnego Rejestru Umów obowiązuje od 1.06.2019r.

§8

Umowy przyjęte do realizacji przez Dział Księgowy muszą posiadać nadany numer z Centralnego Rejestru Umów.

§9

Wykonanie i wprowadzenie niniejszego Zarządzenia powierzam:

a) Kierownikowi Działu Organizacyjnego w zakresie wprowadzenia Zarządzenia poprzez zorganizowanie szkolenia dla pracowników.

b) Kierownikom Działów w zakresie poprawnego prowadzenia dokumentacji i nadzór zgodnie z zakresem prowadzonych spraw.

c) wszystkim pracownikom prowadzącym merytorycznie sprawy objęte zarządzeniem zgodnie z zakresem czynności i wg zadań określonych w regulaminie Organizacyjnym COK Dom Narodowy w zakresie bieżącego realizowania procedur zarządzenia.

§10

1. Zarządzenie zmienia treść Zarządzenia Z31/5/2017 z dnia: 30.08.2017r.

2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 Adam Cieślar

Dyrektor COK DN

Rozdzielnik:

- Główna Księgowa

- Kierownik Działu Organizacyjnego

- Kierownik Działu Kultury