Regulamin organizacyjny Zamku Cieszyn 2017

   Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 5/2017

                                                                                      Dyrektora Zamku Cieszyn

                                                                                      z dnia 17.07.2017 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZAMKU CIESZYN

PODSTAWY PRAWNE:

Ustawa z dnia 25 października 1991 r.  o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej Statut  Zamku Cieszyn

Regulamin Organizacyjny Zamku Cieszyn, zwany dalej Regulaminem Zamku określa:

1. Zasady kierowania Zamkiem,
2. Strukturę organizacyjną i komórki organizacyjne Zamku,
3. Stanowiska kierownicze i zasady podległości służbowej w Zamku,
4. Podstawowe zadania działów i samodzielnych stanowisk Zamku.

§ 2

Zamek Cieszyn jest samorządową instytucją kultury wspólnie prowadzoną przez Miasto Cieszyn oraz Województwo Śląskie. Zamek Cieszyn działa jako instytucja nieartystyczna, posiadająca osobowość́ prawną.

§ 3

Zamek Cieszyn, zwany dalej Zamkiem, działa na podstawie:

1. Obowiązującej ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,

2. Statutu nadanego Uchwałą Rady Miejskiej Cieszyna po uzgodnieniu z Sejmikiem Województwa Śląskiego,

3. Umowy wspólnego prowadzenia instytucji kultury zawartej pomiędzy Miastem Cieszyn a Województwem Śląskim,

4. Niniejszego Regulaminu nadanego przez Dyrektora Zamku.

1. Zamkiem zarządza Dyrektor, który jest powoływany i odwoływany przez Burmistrza Miasta Cieszyna w uzgodnieniu z Zarządem Województwa Śląskiego.

2. Dyrektor Zamku jest jednoosobowym organem zarządzającym i reprezentującym go na zewnątrz.

3. Dyrektor Zamku organizuje pracę tej instytucji oraz podejmuje decyzje w sprawach merytorycznych.

4. Dyrektor Zamku może delegować część swoich uprawnień i obowiązków na podległych pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5. Dyrektor może tworzyć i likwidować poszczególne stanowiska pracy, reorganizować pracę poszczególnych komórek organizacyjnych, powoływać spośród różnych komórek organizacyjnych Zamku pracowników do realizacji nowych lub powierzonych zadań, wyznaczać zespoły do ich realizacji.

6. Dyrektor może tworzyć nowe stanowiska pracy konieczne do realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych, w tym unijnych.

III Struktura organizacyjna Zamku

§ 5

Do kompetencji Dyrektora Zamku należy między innymi:

1. Organizowanie działalności samorządowej instytucji kultury określonej w obowiązującym Statucie Zamku,

2. Określanie struktury organizacyjnej wraz zasadami podległości służbowej pracowników,

3. Zarządzanie obiektami oraz powierzonym mieniem Zamku,

4. Odpowiadanie za prawidłową gospodarkę finansową oraz uzgadnianie z organizatorami i zatwierdzanie planów finansowych,
5. Wprowadzanie poprzez Zarządzenia Dyrektora regulaminów, instrukcji i innych zasad dotyczących funkcjonowania Zamku,

6. Współpraca z Radą Programową Zamku Cieszyn w zakresie ustalania kierunków prowadzonej działalności,

7. Utrzymywanie kontaktów i współpraca z mieszkańcami, samorządami, instytucjami publicznymi, organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami gospodarczymi w zakresie działalności Zamku.

§ 6

1. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór służbowy nad następującymi pracownikami:

1)    Zastępcą Dyrektora Zamku,

2)    Głównym Księgowym Zamku, który jest jednocześnie Kierownikiem Działu Finansowo-
Księgowego,

3)    Kierownikiem Działu Administracyjno-Gospodarczego,

4)    Kierownikiem Działu Przedsiębiorczości,

5)    Samodzielnym stanowiskiem ds. komunikacji.

2. Dyrektor sprawuje pośredni nadzór służbowy nad następującymi pracownikami:

1)    Kierownikiem Działu Wzornictwa,

2)    Kierownikiem Działu Turystyki.

§ 7

Do kompetencji Zastępcy Dyrektora Zamku należy między innymi:

1. Kierowanie i nadzór nad działalnością działów Wzornictwa i Turystyki,

2. Nadzór nad pracą podległych mu pracowników,

3. Zastępowanie dyrektora w czasie jego nieobecności.

§ 8

Zastępca Dyrektora sprawuje bezpośredni nadzór służbowy nad następującymi pracownikami:

1. Kierownikiem Działu Wzornictwa,

2. Kierownikiem Działu Turystyki.

 § 9

Graficzny obraz struktury organizacyjnej Zamku stanowi Zał. nr 2 do Zarządzenia Dyrektora w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Zamku.

§ 10

1. Zadania wspólne kierowników działów i samodzielnego pracownika wymienionych w §6 obejmują m.in.:

1)    uzgadnianie i podpisywanie pism oraz dokumentów finansowych zgodnie z udzielonymi upoważnieniami oraz przyjętym obiegiem dokumentów,

2)    przygotowywanie projektów Uchwał Rady Miejskiej Cieszyna, Zarządzeń Burmistrza Miasta Cieszyna i Dyrektora Zamku oraz sprawozdań, planów, umów i innych materiałów wynikających z działalności Zamku,

3)    przygotowywanie i nadzór nad realizacją projektów dofinansowanych z funduszy zewnętrznych w tym unijnych,

4)    nadzór nad stanem i wyposażeniem pomieszczeń i pracowni.

2. Kierownicy działów dodatkowo:

1)    organizują i kierują pracą własną oraz podległych pracowników w celu prawidłowego i terminowego wykonywania powierzonych zadań,

2)    opracowują i aktualizują podległym pracownikom zakresy czynności,

3)    sprawują nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa pracy oraz ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, przestrzegania zasad dostępu do informacji publicznej oraz poprawnego wykonywania procedur kontroli zarządczej,

4)    ustalają dla podległych pracowników zasady zastępstw na czas nieobecności lub realizacji innych powierzonych zadań́.

 

1. Główny Księgowy Zamku jest Kierownikiem Działu Finansowo - Księgowego /DFK/ i wykonuje zadania powierzone przez Dyrektora zgodnie z brzmieniem art. 53 i 54 obowiązującej ustawy o finansach publicznych oraz ustawy o rachunkowości. Głównemu Księgowemu podlega stanowisko Księgowej.

2. Zakres działania Głównego Księgowego Zamku obejmuje:

1)    opracowywanie i sporządzanie planów finansowych Zamku, opracowywanie i sporządzanie sprawozdań i informacji z wykonania planów finansowych Zamku,

2)    opracowywanie prognoz i analiz finansowych niezbędnych do zachowania ciągłości działalności Zamku zgodnie z udzielonymi przez organizatorów dotacjami podmiotowymi i celowymi oraz środkami pozyskanymi z innych źródeł, kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań finansowych Zamku, bieżące informowanie Dyrektora Zamku o aktualnej sytuacji finansowej tej instytucji kultury,  prowadzenie ksiąg rachunkowych Zamku wg zasad zawartych w obowiązującej ustawie o rachunkowości i przepisach dot. gospodarki finansowej instytucji kultury oraz nadzór nad prowadzeniem kas fiskalnych, gospodarowanie funduszem płac,

3)    wykonywanie obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych,

4)    prowadzenie rozliczeń z tytułu podatków od towarów i usług,

5)    prowadzenie spraw z zakresu rozliczeń podatkowych z US i składek ZUS,

6)    inicjowanie inwentaryzacji mienia i majątku Zamku oraz bieżące aktualizowanie ewidencji środków trwałych,

7)    bieżąca współpraca z pracownikami wszystkich komórek organizacyjnych Zamku, w

 tym również w zakresie ustalania cenników opłat za udostępnianie pomieszczeń i wyposażenia Zamku,

8)    nadzór nad prowadzeniem spraw z zakresu windykacji należności od dłużników Zamku, opracowywanie, sporządzanie i aktualizacja wewnętrznych procedur kontroli finansowej w tym Polityki rachunkowości, Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowych, Zakładowego Planu Kont, Instrukcji kasowej, Instrukcji Inwentaryzacyjnej i innych związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej przez Zamek.

3. Wewnętrzna struktura organizacyjna:

1)    Główny Księgowy Zamku - symbol – GK

2)    Stanowisko Księgowej - symbol – DFK.1

3)    Stanowiska jw. zastępują się wzajemnie wg zakresów czynności.

1. Zakres działania:

1)    prowadzenie sekretariatu Zamku, w tym obsługa kancelaryjna,

2)    bieżące załatwianie wniosków i pism, a także skarg i zażaleń,

3)    prowadzenie spraw z zakresu udostępniania informacji publicznej,

4)    opracowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej Cieszyna, projektów zarządzeń Burmistrza Miasta Cieszyna oraz projektów zarządzeń Dyrektora Zamku,

5)    prowadzenia akt osobowych i spraw kadrowych pracowników Zamku oraz spraw dotyczących umów cywilnoprawnych,

6)    opracowywanie, sporządzanie i aktualizacja wewnętrznych procedur kontroli, w tym Regulaminów Pracy i Wynagradzania pracowników Zamku,  prowadzenie spraw z zakresu deklaracji podatkowej od nieruchomości,

7)    prowadzenie spraw z zakresu BHP i PPOŻ,

8)    sporządzanie planów, sprawozdań i statystyk w zakresie działalności administracyjnej, kadrowej i gospodarczej Zamku,

9)    prowadzenie archiwum zakładowego Zamku,

10) prowadzenie rejestrów i ewidencji Zamku, a w tym: dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej, rejestru umów Zamku, rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Dyrektora Zamku,

11)  opracowywanie planu obrony cywilnej dla Zamku,

12)  zarządzanie budynkami i terenami użytkowanymi przez Zamek, w tym zapewnienie bezpieczeństwa i porządku,

13)  zapewnienie sprawnego funkcjonowania sieci i urządzeń elektrycznych, energetycznych, telefonicznych, wodnokanalizacyjnych, sprzętu komputerowego i audiowizualnego w Zamku,

14)  zapewnienie ochrony mienia, oszczędnego gospodarowania energią, materiałami i sprzętem w Zamku,

15)  zaopatrzenie Zamku w niezbędny do funkcjonowania sprzęt i materiały,

16)  przeprowadzanie drobnych napraw i remontów oraz prac konserwatorskich,

17)  prowadzenie spraw związanych z wynajmowaniem powierzchni biurowych i usługowych,

18)  zapewnienie pomocy technicznej innym komórkom organizacyjnym Zamku,

19)  prowadzenie ilościowej ewidencji wyposażenia,

20)  prowadzenie postępowań oraz planów i sprawozdań związanych z udzielaniem zamówień publicznych.

2. Wewnętrzna struktura organizacyjna:

1)    Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego – symbol – KDAG.1

2)    Stanowisko ds. kadrowych i kancelaryjnych – DAG.2

3)    Stanowisko Informatyka – DAG.3

4)    Stanowisko konserwatora – DAG.4

5)    Stanowisko dozorcy – DAG.5 + DAG.6

6)    Stanowisko sprzątaczki – DAG.7

1. Zakres działania:

1)    promocja różnych dyscyplin projektowania poprzez m.in. organizację wystaw, konferencji, szkoleń, warsztatów, przeglądów i innych,

2)    pomoc w wykorzystaniu wzornictwa przez przedsiębiorców, sektor publiczny oraz pozarządowy, poprzez ułatwianie kontaktów z projektantami i koordynowanie procesów wdrożeniowych,

3)    wykorzystanie potencjału wzornictwa do zachowania i rozwoju dziedzictwa kulturowego,

4)    organizacja konkursu i wystawy „Śląska Rzecz”,

5)    inicjowanie i prowadzenie badań oraz przygotowywanie publikacji związanych z zakresem pracy działu,

6)    nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z partnerami krajowymi i zagranicznymi niezbędnymi do realizacji zadań działu,

7)    gromadzenie zasobów Czytelni, szczególnie w zakresie wzornictwa, w tym zasobów Instytutu Projektowania dla Wszystkich im. Michała Oźmina,

8)    przygotowywanie i realizacja projektów dofinansowanych z funduszy UE oraz innych funduszy zewnętrznych,

9)    projektowanie i przygotowanie materiałów promocyjnych oraz informacji wizualnej w obiektach Zamku,

10) sporządzanie analiz, sprawozdań i statystyk dla potrzeb wewnętrznych oraz zewnętrznych.

2. Wewnętrzna struktura organizacyjna:

1)    Kierownik Działu Wzornictwa: KDW.1

2)    Stanowisko ds wystawiennictwa: DW.2

3)    Stanowisko ds. organizacji wydarzeń: DW.3

4)    Stanowisko ds. rozwoju dziedzictwa kulturowego: DW.4

1. Zakres działania:

1)    prowadzenie Informacji Turystycznej, w tym zapewnienie bezpłatnych informatorów i innych materiałów dla turystów,

2)    obsługa turystów odwiedzających Zamek, w tym udostępnianie Wieży Piastowskiej i Rotundy pw. Św. Mikołaja do zwiedzania,

3)    ochrona i popularyzacja rzemiosła, w szczególności poprzez rozwój Szlaku Tradycyjnego Rzemiosła Śląska Cieszyńskiego, organizację wystaw, warsztatów i targów,

4)    prowadzenie sklepu, w tym: zapewnienie zaopatrzenia, obsługa klientów, rozliczenie sprzedaży oraz nawiązywanie kontaktów z dostawcami zapewniającymi produkty z dziedziny wzornictwa i rzemiosła,

5)    utrzymywanie kontaktów z przewodnikami oraz organizacjami turystycznymi, zwłaszcza ze Śląską Organizacją Turystyczną,

6)    zapewnienie promocji turystycznej Wzgórza Zamkowego, Cieszyna i regionu, gromadzenie zasobów Czytelni dotyczących turystyki i krajoznawstwa, udostępnianie całości zbiorów i dbanie o ich bezpieczeństwo,

7)    współpraca ze szkołami i uczelniami wyższymi, zwłaszcza z województwa śląskiego w celu popularyzacji walorów turystycznych Cieszyna i województwa śląskiego,

8)    rozwój innych usług turystycznych,

9)    organizacja wystaw tematycznych w Informacji Turystycznej oraz w zabytkach Wzgórza Zamkowego.

1. Wewnętrzna struktura organizacyjna:

1)    Kierownik Działu Turystyki: KDT.1,

2)    Specjaliści ds. turystyki: DT.2, DT.3, DT.4

1. Zakres działania:

1)    koordynowanie działań związanych z prowadzeniem Klubu Przedsiębiorcy w Cieszynie,

2)    koordynowanie działalności Śląskiego Klastra Dizajnu,

3)    wsparcie dla powstających firm, poprzez m.in. organizację cyklu ABC Przedsiębiorczości,

4)    organizacja szkoleń i doradztwa z zakresu przedsiębiorczości,

5)    rozwijanie współpracy z partnerami biznesowymi, edukacyjnymi i społecznymi,

6)    ścisła współpraca z Działem Wzornictwa w zakresie innowacyjnych przedsięwzięć,

7)    redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej,

8)    gromadzenie zasobów Czytelni w zakresie przedsiębiorczości,

9)    przygotowywanie analiz, sprawozdań i statystyk dla potrzeb wewnętrznych oraz zewnętrznych.

2. Wewnętrzna struktura organizacyjna:

1)    Kierownik Działu Przedsiębiorczości: KDP.1

2)    Specjalista ds. przedsiębiorczości: DP.2.

1. Zakres działania:

1)    sporządzanie i dostarczanie informacji nt. działalności Zamku Cieszyn dla mediów oraz innych podmiotów,

2)    sporządzanie i zamieszczanie informacji na stronie internetowej Zamku Cieszyn oraz w mediach społecznościowych,

3)    sporządzanie oraz redakcja tekstów do materiałów promocyjnych, zamkowych publikacji oraz wystaw,

4)    nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z dziennikarzami oraz wydziałami promocji partnerskich instytucji i organizacji,

5)    współpraca z działami merytorycznymi Zamku Cieszyn, w tym udział w projektach realizowanych ze środków zewnętrznych.

2. Wewnętrzna struktura organizacyjna:
Samodzielne Stanowisko ds. komunikacji: SSK.1.

3. W przypadku nieobecności pracownika zastępstwo na tym stanowisku ustala Dyrektor jako bezpośredni przełożony.

1. Aktami prawnymi podlegającymi zarejestrowaniu w Zamku są:

1)    Uchwały Rady Miejskiej Cieszyna oraz Sejmiku Województwa Śląskiego związane zasadami funkcjonowania Zamku,

2)    Zarządzenia Burmistrza Miasta Cieszyna i uchwały Zarządu Województwa Śląskiego związane z zasadami funkcjonowania Zamku,

3)    Zarządzenia Dyrektora Zamku wprowadzające procedury kontroli zarządczej w postaci regulaminów, instrukcji, zasad oraz innych dokumentów.

2. Projekty ww. dokumentów podlegają konsultacjom społecznym, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy.

3. Projekty ww. dokumentów oraz umów podlegają obligatoryjnej opinii Radcy Prawnego zatrudnionemu przez  Zamek przed podpisaniem przez Dyrektora Zamku.
4. Projekty wywołujące skutki finansowe podlegają uzgodnieniu z Głównym Księgowym Zamku przed podpisaniem przez Dyrektora Zamku.

1. Dyrektor Zamku osobiście podpisuje:   

1)zarządzenia,

2)dokumenty kierowane do organów administracji publicznej w tym samorządowej,

3)dokumenty kierowane do partnerskich instytucji i organizacji,

4)materiały i dokumenty przekazywane do Burmistrza Miasta Cieszyna oraz Zarządu Województwa Śląskiego,

5)umowy z zakresu prawa pracy oraz umowy cywilnoprawne,

6)inne wg przepisów odrębnych związane z bieżącą działalnością Zamku.

2.  W przypadku nieobecności Dyrektora Zamku dokumenty i korespondencję podpisuje Zastępca Dyrektora lub  wyznaczony pracownik Zamku zgodnie z zakresem udzielonego pełnomocnictwa.

3.  Każdy z podpisanych dokumentów jest parafowany przez Kierownika Działu lub pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku pracy, na którym został sporządzony.

4. Zastępca Dyrektora, Kierownicy działów oraz pracownicy działów podpisują dokumenty zgodnie z zakresem czynności oraz udzielonymi upoważnieniami i pełnomocnictwami.

Zmiany w Regulaminie organizacyjnym wprowadzane są w trybie obowiązującym dla jego nadania przez Dyrektora Zamku.

/pieczątka i podpis Dyrektora Zamku/