Nr zamówienia: FN.III.271.2.2020

Cieszyn, 24 września 2020 r.

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Urząd Miejski w Cieszynie zaprasza do złożenia oferty w przeprowadza nym rozeznaniu cenowym w sprawie:

na prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Cieszyn
w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 31grudnia 2023 r.

1. Opis przedmiotu zamówienia¹:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Cieszyn oraz jednostek organizacyjnych Gminy wykazanych w załączniku nr 1 do Zaproszenia w okresie od 1 stycznia 2021 roku do 31 grudnia 2023 roku.

2.1 Kompleksowa obsługa banku obejmuje:

1. otwarcie i prowadzenie, w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (tj. Dz. U. Z 2019 r. poz. 2357 z późn. zm.): rachunków bieżących, rachunków lokat terminowych, rachunków środków pomocowych i innych rachunków pozabudżetowych (rachunków funduszy celowych i specjalnych), w tym rachunków związanych z rozliczeniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej, rachunków pomocniczych z udostępnieniem płatności masowych,
2. możliwość otwierania rachunków walutowych,
3. obsługę operacji finansowych budżetu Gminy na poziomie Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych z zastosowaniem jednolitych procedur,
4. realizacja zleceń płatniczych krajowych i za granicę oraz zleceń płatniczych w obrocie dewizowym,
5. przyjmowanie wpłat gotówkowych na prowadzone rachunki w formie oferowanej przez bank,
6. przyjmowanie wpłat zamkniętych,
7. dokonywanie wypłat gotówkowych z prowadzonych rachunków w formie oferowanej przez bank,
8. dokonywanie wypłat zamkniętych z prowadzonych rachunków,
9. zapewnienie usługi inkasa samochodowego związanego z ochroną oraz transportem wpłat/wypłat gotówkowych w formie zamkniętej,
10. generowanie z systemu bankowości internetowej wyciągów bankowych,
11. generowanie z systemu bankowości internetowej wyciągów bankowych z kont kredytów i lokat,
12. zapewnienie dostępu w systemie bankowości internetowej do harmonogramu spłat kredytu,
13. uzyskiwanie potwierdzenia sald,
14. wydawanie i obsługa kart płatniczych,
15. obsługa kart przedpłaconych,
16. możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie obowiązywania umowy w zależności od potrzeb Zamawiającego,
17. potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych przesyłanych w formie elektronicznej i papierowo,
18. realizację zleceń płatniczych - przelewów na rachunki prowadzone w innych bankach oraz banku prowadzącym obsługę rachunku przekazywanych w formie elektronicznej oraz dostępność do zleceń w systemie SORBNET,
19. możliwość deponowania środków na lokatach terminowych lub produktach depozytowych,
20. zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu w określonym dniu kwot pozostałych na w/w rachunkach na rachunek bieżący Gminy,
21. prowadzenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych - SIMP - oraz zapewnieniu współpracy tej usługi z systemem informatycznym Zamawiającego, przeprowadzanie rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji pieniężnych na rachunkach wirtualnych Zamawiającego,
22. możliwość zaciągania kredytów krótkoterminowych w rachunku bieżącym Gminy Cieszyn, na pokrycie niedoboru budżetu do wysokości określonej upoważnieniem w Uchwale budżetowej Gminy Cieszyn. Kredyt w rachunku bieżącym będzie udzielany na podstawie odrębnych umów kredytowych każdorazowo na kolejne 12 miesięcy i będzie podlegał całkowitej spłacie na koniec roku. Kwota maksymalna takiego kredytu jest corocznie określana w uchwale budżetowej. Z uwagi na roczny charakter budżetu zamawiający dla celów oceny ofert przyjął, że limit roczny tego kredytu w poszczególnych latach nie powinien przekroczyć 2.000.000 zł. Kredyt w rachunku bieżącym zaciągany jest wyłącznie w trakcie roku budżetowego, jego stan na początek i koniec roku wynosi 0.
23. wydawanie oświadczeń, zaświadczeń i opinii na żądanie Zamawiającego,
24. zapewnienie obsługi przyjmowania płatności przy użyciu elektronicznych instrumentów płatniczych (np.: kart płatniczych) z wykorzystaniem terminali,
25. zapewnienie udostępniania i użytkowania terminali,
26. generowanie JPK - jednolitego pliku kontrolnego z rachunków prowadzonych dla Gminy i jednostek organizacyjnych w celu przekazania, na żądanie, organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej informacji o wszystkich transakcjach dokonywanych na tych rachunkach.
27. dostosowanie systemu bankowego do potrzeb Zamawiającej celem zachowania pełnej funkcjonalności i sprawności technicznej zapewniającej ciągłość pracy i pełną funkcjonalność na dzień 1 stycznia 2021 roku.

2.2 Zasady współpracy w zakresie przepływu informacji między Zamawiającym, a Bankiem w trakcie świadczenia usług oraz obsługi systemu bankowości elektronicznej.

1. Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub osoby do współpracy z Zamawiającym, których zadaniem będzie, między innymi, udzielanie porad, konsultacji, pomoc przy rozwiązywaniu powstałych problemów.
2. Bank zobowiązany jest dostarczać wszelkich niezbędnych informacji na temat operacji prowadzonych w ramach obsługi bankowej.
3. Bank zobowiązany jest zapewnić użytkownikom funkcjonowanie systemu elektronicznej obsługi bankowej wraz z bezpłatnym zainstalowaniem odpowiedniego oprogramowania - zgodnie z wymaganiami Zamawiającego oraz bezpłatnie przeszkolić pracowników.
4. W trakcie realizacji zamówienia liczba rachunków, innych czynności bankowych, usług i produktów bankowych będzie zależała od określonych potrzeb Zamawiającego.

2.3 Wykonawca zapewni spełnienie wymagań Zamawiającego, który żąda, aby:

1. Wykonawca zapewnił, przez cały okres trwania umowy, pełną dostępność do oferowanych usług,
2. Wykonawca nie pobierał prowizji ani opłat:
   1. za wydawanie opinii, oświadczeń, zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach bankowych,
   2. za generowanie z systemu bankowości internetowej wyciągów bankowych,
   3. za generowanie z systemu bankowości internetowej wyciągów bankowych z kont kredytów i lokat,
   4. za zapewnienie dostępu w systemie bankowości internetowej do harmonogramu spłat kredytu,
   5. za uzyskiwanie potwierdzenia sald,
   6. za potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych przesyłanych w formie elektronicznej i papierowo,
   7. za zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu w określonym dniu kwot pozostałych na w/w rachunkach na rachunek bieżący Gminy,
   8. za generowanie JPK - jednolitego pliku kontrolnego z rachunków prowadzonych dla Gminy i jednostek organizacyjnych w celu przekazania, na żądanie, organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej informacji o wszystkich transakcjach dokonywanych na tych rachunkach,
   9. za dostosowanie systemu bankowego do potrzeb Zamawiającego w celu zachowania sprawności i pełnej funkcjonalności systemu na dzień 1 stycznia 2021 roku.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania środków w innych bankach.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru wysokości i terminu zaciągania kredytu w rachunku bieżącym w granicach zawartej umowy.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji oprocentowania lokat terminowych.
6. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zawarł umowy na obsługę bankową z Gminą Cieszyn i oddzielnie z każdą jednostką organizacyjną Gminy. W przypadku łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub powołania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie.
7. Zabezpieczeniem kredytu w rachunku bankowym będzie weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową.
8. Opłata za czynności objęte przedmiotem zamówienia pobierana będzie przez Wykonawcę z rachunku bankowego wskazanego przez Zamawiającego, w przypadku braku środków na rachunku bank niezwłocznie poinformuje odrębnie każdą jednostkę organizacyjną objętą zamówieniem o jej wysokości, a dana jednostka niezwłocznie zasili rachunek bankowy wydatków niezbędną kwotą środków.
9. Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy Cieszyn stanowi załącznik nr 1 do Zaproszenia do składania ofert.

Kod i nazwa CPV:

66110000 - 4 Usługi bankowe
66113000 - 5 Usługi udzie lania kredytu

2. Termin realizacji zamówienia:

okres od 1 stycznia 2021 r. do 31grudnia 2023 r.

3. Warunki udziału w postępowaniu^{2 3}:

Nie dotyczy

4. Opis sposobu dokonania ich spełniania²:

Nie dotyczy

5. Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach punktowych lub procentowych ⁴

1. Przy ocenie ofert Zamawiający będzie brał pod uwagę wskazane w tabeli pozycje :

Kryterium wyboru oferty będzie najniższa oferowana cena netto.

6. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnianie kryteriów oceny ofert:

najniższa cena 100 punktów

7. Zamawiający

dopuszcza możliwość zmian zawartej umowy w następujących warunkach:

nie dotyczy, nie dołączamy wzoru umowy

8. Ofertę należy złożyć:

1. w siedzibie Zamawiającego: Urząd Miejski w Cieszynie Biuro Podawcze ul. Rynek1 43 400 Cieszyn lub
2. za pośrednictwem poczty na adres: Urząd Miejski w Cieszynie ul. Rynek 1, 43 400 Cieszyn lub
3. ) pocztą elektroniczną na adres: umcieszyn@finn.pl

Komunikowanie w zakresie pytań dotyczących Zaproszenia do składania ofert należy składać drogą elektroniczną na adres e mail: umcieszyn@finn.pl lub telefonicznie nr tel: 33 479 42 80.

9. Termin złożenia oferty: do dnia 16 października 2020 roku do godziny 14.30

10. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest:

Pan/Pani
imię i nazwisko: Ruta Kaczmarczyk 
stanowisko: Naczelnik Wydziału Finansowego
tel. 33 479 42 80

11. Klauzula informacyjna dotycząca zasad przetwarzania danych osobowych dostępna jest na stronie bip.um.cieszyn.pl w dziale Zamówienia publiczne/ Klauzula informacyjna (RODO).

W załączeniu:

- wzór formularza oferty

¹ opis przedmiotu zamówienia nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności,

² nieobowiązkowe

³ warunki udziału w postępowaniu winny być związane z przedmiotem zamówienia oraz do niego proporcjonalne,

⁴ kryteria oceny ofert: cena lub cena i inne kryteria.

Cieszyn, 24 września 2020 roku

Załączniki: