Nazwa archiwum państwowego
Archiwum Państwowe w Katowicach

Oddział
Oddział w Cieszynie

Identyfikator (systemowy)
14

Adres
ul. Mennicza 46 43-400 Cieszyn

Nr protokołu
11286

Data dokumentu
2019-11-05

Znak sprawy
APC.421.15.2019

Identyfikator operatora
508

PROTOKÓŁ KONTROLI

Art. 21 ust. 2 i art 28 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Jednolity tekst Dz.U. z 2019 r., poz. 553).

Informacje o jednostce

Nazwa jednostki
Urząd Miejski w Cieszynie

Identyfikator systemowy
2735

Adres kontrolowanej jednostki
Rynek 1, 43-400 Cieszyn

REGON
00051570900000

KRS
-

Rok utworzenia jednostki
1990

Nazwa aktu prawnego
Ustawa o samorządzie gminnym z 8 marca 1990 r.

Imię i nazwisko kierownika jednostki
Gabriela Staszkiewicz

Rok ustalenia pod nadzór
1999

Organ nadrzędny / nadzorujący
Wojewoda

Adres organu nadzorującego
Jagiellońska 25, 40-032 Katowice

Statut

Czy posiada?
tak

Data dokumentu
2018-10-25

Regulamin organizacyjny

Czy posiada?
tak

Data dokumentu
2018-11-30

Struktura zgodna z Regulaminem Organizacyjnym.

Opis struktury organizacyjnej

W trakcie likwidacji
nie

W trakcie upadłości
nie

W trakcie zmian organizacyjnych
nie

Informacje o kontroli

Przedmiot i zakres kontroli
Kontrola przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Kontrolę przeprowadził

Imię i nazwisko kontrolera
Tomasz Hajewski

Stanowisko służbowe kontrolera
p.o. kierownika APK O/Cieszyn

Nr upoważnienia do kontroli
APK.109.2019

Data wystawienia:
2019-10-16

Okres ważności - od:
2019-10-18

do:
2019-11-05

Uprawnieni pracownicy do reprezentowania jednostki

Imię i nazwisko
Gabriela Fołta

Stanowisko służbowe
Inspektor

Data kontroli

Data rozpoczęcia kontroli
2019-11-05

Data zakończenia kontroli
2019-11-05

Wskazanie dni będących przerwami w kontroli
-

Informacja o ostatniej kontroli AP

Nazwisko i imię osoby przeprowadzającej kontrolę
Machej Anna

Data kontroli
2015-10-08

Przedmiot i zakres kontroli
-

Przepisy kancelaryjno-archiwalne obowiązujące w jednostce

Jednostka kontrolowana posiada przepisy kancelaryjno-archiwalne
tak

Uzgodnione z archiwum państwowym
nie

Instrukcja kancelaryjna

Rok
2011

Uwagi
-

Jednolity rzeczowy wykaz akt

Rok
2011

Uwagi
-

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Rok
2011

Uwagi
-

Kwalifikator dokumentacji

Rok
2011

Uwagi
-

Stan przestrzegania przepisów o państwowym zasobie archiwalnym i archiwach

System kancelaryjny
bezdziennikowy

System zarządzania dokumentacją
papierowy

Skład informatyczny
nie

Informacja o informatycznych systemach dedykowanych działających w jednostce

Nazwa systemu	Krótki opis (do czego system służy)
FINN 8 SQL	Rejestracja korespondencji i obieg dokumentów
CE1DG	Ewidencja działalności gospodarczej
DRUH	Ewidencja osób i mienia OSP
Rekord	Kadry, płace, finanse, odpady komunalne
SELWIN	Ewidencja mieszkańców
SUMPRO	2 Straż Miejska
platforma SIO	Oświata
GEOBID	Nieruchomości i geodezja

Archiwa zakładowe

Nazwa archiwum zakładowego
Archiwum zakładowe

W archiwum zakładowym jest przechowywana:

Dokumentacja własna
tak

Dokumentacja odziedziczona
tak

Dokumentacja zdeponowana
tak

Dokumentacja własna
Akta kat. A i B Urzędu Miejskiego w Cieszynie z Lat 1990-2018

Opis dokumentacji

Dokumentacja aktowa
tak

Dokumentacja techniczna
nie

Dokumentacja kartograficzna
nie

Dokumentacja geodezyjna
nie

Dokumentacja fotograficzna
nie

Dokumentacja audialna
nie

Dokumentacja wizyjna
nie

Dokumentacja audiowizualna
nie

Dokumentacja elektroniczna
nie

Aktowa kategoria "A"

Data od
1990

Data do
2018

ilość w mb.
138.00

Jedn. arch.
0

Aktowa kategoria "B"

Data od
1990

Data do
2018

Ilość w mb.
310.00

Jedn. inw.
0

Aktowa kategoria "B50"

Data od
1990

Data do
2018

Ilość w mb.
10.00

Jedn. inw.
0

Aktowa kategoria "BE50"

Data od
1990

Data do
2018

ilość w mb.
20.00

Jedn. inw.
0

Aktowa kategoria "B", "B50", "BE50" razem

Data od
1990

Data do
2018

Ilość w mb.
340.00

Jedn. inw.
0

Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego

Data od
-

Data do
-

Ilość jedn. arch.
-

Ilość mb.
-

Ilość GB
-

Dokumentacja odziedziczona
Koperty dowodów osobistych, teczki osób prowadzących działalność gospodarczą - kat. A; pozwolenia na budowę z lat 1945-1990- kat B.

Opis dokumentacji

Dokumentacja aktowa
tak

Dokumentacja techniczna
nie

Dokumentacja kartograficzna
nie

Dokumentacja geodezyjna
nie

Dokumentacja fotograficzna
nie

Dokumentacja audialna
nie

Dokumentacja wizyjna
nie

Dokumentacja audiowizualna
nie

Dokumentacja elektroniczna
nie

Aktowa kategoria "A"

Data od
1945

Data do
1990

Ilość w mb.
22.00

Jedn. arch.
0

Aktowa kategoria "B"

Data od
1945

Data do
1990

Ilość w mb.
13.50

Jedn. inw.
0

Aktowa kategoria "B50"

Data od
1975

Data do
1990

Ilość w mb.
1.00

Jedn. inw.
0

Aktowa kategoria "BE50"

Data od
1975

Data do
1990

Ilość w mb.
1.00

Jedn. inw.
0

Aktowa kategoria "B", "B50", "BE50" razem

Data od
1945

Data do
1990

ilość w mb.
15.50

Jedn. inw.
0

Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego

Data od
1945

Data do
1990

Ilość jedn. arch.
-

Ilość mb.
22.00

Ilość GB
-

Dokumentacja zdeponowana
Dokumentacja Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Cieszynie z lat 2008-2016

Opis dokumentacji

Dokumentacja aktowa
tak

Dokumentacja techniczna
nie

Dokumentacja kartograficzna
nie

Dokumentacja geodezyjna
nie

Dokumentacja fotograficzna
nie

Dokumentacja audialna
nie

Dokumentacja wizyjna
nie

Dokumentacja audiowizualna
nie

Dokumentacja elektroniczna
nie

Aktowa kategoria "A"

Data od
-

Data do
-

Ilość w mb.
-

Jedn. arch.
-

Aktowa kategoria "B"

Data od
2008

Data do
2016

Ilość w mb.
32.00

Jedn. inw.
0

Aktowa kategoria "B50"

Data od
2008

Data do
2016

Ilość w mb.
2.00

Jedn. inw.
0

Aktowa kategoria "BE50"

Data od
-

Data do
-

Ilość w mb.
-

Jedn. inw.
-

Aktowa kategoria "B", "B50", "BE50" razem

Data od
2008

Data do
2016

Ilość w mb.
34.00

Jedn. inw.
0

Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego

Data od
-

Data do
-

Ilość jedn. arch.
-

Ilość mb.
-

Ilość GB
-

Ewidencja

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
tak

Spisy zdawczo-odbiorcze
tak

Spisy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego
tak

Spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej
tak

Ewidencja udostępnień
tak

Ostatnie przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego

Data przekazania
2009-05-18

Ilość (mb.)
0.10

Ilość (j. a)
15

Zespoły akt
Urząd Miejski w Cieszynie

Daty od -
0

- do
0

Ostatnie przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania

Inne środki ewidencyjne

Data ostatniego brakowania
2019-04-24

Data wydania zgody
2019-05-09

Numer zgody
87/2019

Personel archiwum zakładowego

Kierownik lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie archiwum

Imię i nazwisko
Gabriela Fołta

Forma zatrudnienia
umowa o pracę

Wykształcenie archiwalne (np. kurs archiwalny, wyższe wykształcenie archiwalne) i data ukończenia
wyższe, kurs archiwalny I stopnia - 2017

Lokal archiwum zakładowego

Usytuowanie
piwnica parter

Ilość pomieszczeń
5

Powierzchnia (m²)
0.00

Wyposażenie
regały stacjonarne
regały kompaktowe
miejsce pracy dla archiwisty
termometr
higrometr

Warunki przechowywania
Dobre

Rezerwa magazynowa (mb.)
0.00

Zabezpieczenie przed kradzieżą i innymi ujemnymi czynnikami
gaśnica
czujnik ognia i dymu

Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem:

Dokumentacja aktowa

w tym kategoria "A" (ilość w mb.)
160.00

w tym kategoria "B", "B50", "BE50" razem (ilość w mb.)
389.50

w tym kategoria "B" (ilość w mb.)
355.50

w tym kategoria "850" (ilość w mb.)
13.00

w tym kategoria "BE50" (ilość w mb.)
21.00

Dokumentacja techniczna

w tym kategoria "A" (ilość w mb.)
-

w tym kategoria "B" (ilość w mb.)
-

Dokumentacja kartograficzna

w tym kategoria "A" (ilość w mb.)
-

w tym kategoria "B" (ilość w mb.)
-

Dokumentacja geodezyjna

w tym kategoria "A" (ilość w mb.)
-

w tym kategoria "B" (ilość w mb.)
-

Dokumentacja fotograficzna

w tym kategoria "A" (ilość w jedn. inw.)
-

w tym kategoria "B" (ilość w jedn. inw.)
-

Dokumentacja audialna

w tym kategoria "A" (ilość w jedn. inw.)
-

w tym kategoria "B" (ilość w jedn. inw.)
-

Dokumentacja wizyjna

w tym kategoria "A" (ilość w jedn. inw.)
-

w tym kategoria "B" (ilość w jedn. inw.)
-

Dokumentacja audiowizualna

w tym kategoria "A" (ilość w jedn. inw.)
-

w tym kategoria "B" (ilość w jedn. inw.)
-

Dokumentacja elektroniczna

w tym kategoria "A" (ilość w GB)
-

w tym kategoria "B" (ilość w GB)
-

Miejsca przechowywania dokumentacji przyjętej na stan archiwum zakładowego poza lokalem archiwum zakładowego
-

Ustalenia kontroli

W archiwum zakładowym wykorzystywana jest zakładka "Archiwum Zakładowe". Akta 53 właściwie klasyfikowane i kwalifikowane.

M. in.: opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona, nazwiska i funkcję (stanowisko) osób odpowiedzialnych za nieprawidłowości. Wskazanie podstaw dokonanych ustaleń.

Podstawowym problemem jest brak rezerwy magazynowej potrzebnej do przejmowania bieżącej dokumentacji.

Imiona, nazwiska i funkcja (stanowisko) osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości
Brak informacji

Informacja o realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej kontroli
Prowadzone są prace nad uporządkowaniem kopert dowodów osobistych i dokumentacji budowlanej.

Zastrzeżenia do protokołu
nie

Stanowisko kontrolera do zgłoszonych zastrzeżeń
nie

Wystąpienie pokontrolne zostanie przekazane odrębnym pismem

Pouczenie:

Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.

Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

---

Nazwa archiwum państwowego
Archiwum Państwowe w Katowicach

Oddział
Oddział w Cieszynie

Identyfikator
14

Adres
ul. Mennicza 46 43-400 Cieszyn

Nr wystąpienia
10059

Data dokumentu
2019-11-25

Znak sprawy
APC.421.15.2019

Identyfikator operatora
152

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Art. 21 ust 2 i art. 28 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Jednolity tekst Dz. U. z 2019 r., poz. 553)

Informacje o jednostce kontrolowanej

Nazwa jednostki kontrolowanej
Urząd Miejski w Cieszynie

Identyfikator systemowy
2735

Adres jednostki kontrolowanej
Rynek 1, 43-400 Cieszyn

REGON
00051570900000

KRS
-

Uwagi
-

Informacje o przeprowadzonej kontroli

Kontrolę przeprowadził

Imię i nazwisko kontrolera
Tomasz Hajewski

Stanowisko służbowe kontrolera
p.o. kierownika APK O/Cieszyn

Nr upoważnienia do kontroli
APK.109.2019

Data wystawienia upoważnienia
2019-10-16

Data kontroli

Data rozpoczęcia kontroli
2019-11-05

Data zakończenia kontroli
2019-11-05

Wskazanie dni będących przerwami w kontroli
-

Kontrola przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Zakres i przedmiot kontroli

Uwagi
-

Ocena działalności jednostki w zakresie objętym kontrolą

Ocena działalności jednostki
Akta w Urzędzie są klasyfikowane i kwalifikowane zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Warunkiem dalszego funkcjonowania archiwum zakładowego jest zapewnienie rezerwy magazynowej umożliwiającej terminowe przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.

Stwierdzone nieprawidłowości

Stwierdzone nieprawidłowości
Brak rezerwy magazynowej.

Zalecenie dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości

Opis
Poprawić sytuację lokalową archiwum zakładowego zgodnie z Rozporządzeniem z 18 stycznia 2011 r. i zapewnić rezerwę magazynową.

Termin realizacji
2020-12-31

Pouczenie:
Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do oceny i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym oraz złożyć dodatkowe wyjaśnienia i przedstawić dodatkową dokumentację.

Załączniki
Brak

Załączniki: