Cieszyn, 7 stycznia 2020 r. (aktualizacja)

Szanowni Państwo,

Od 25 maja 2018 roku ma zastosowanie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str.1), zwane "rozporządzeniem 2016/679", „RODO" lub "GDPR". W związku z tym chciałabym Państwa poinformować o zasadach przetwarzania danych, na jakich się to odbywa w Urzędzie Miejskim w Cieszynie.

Administratorem Państwa danych osobowych jestBurmistrz Miasta Cieszyna, Rynek 1, 43-400 Cieszyn, tel. 33 4794 200, e-mail: urzad@um.cieszyn.pl; dane kontaktowe Inspektora ochrony danych: Tomasz Bizoń,Urząd Miejski w Cieszynie, Rynek 1, 43-400 Cieszyn, e-mail: iod@um.cieszyn.pl.

Państwa dane osobowe przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych z realizacją zadań publicznych. Innymi celami, które mogą być realizowane, jest konieczność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umów np. jeśli Państwo świadczą jakąś usługę na rzecz gminy Cieszyn. W niektórych przypadkach przetwarzane są dane na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody w celu np. uczestnictwa w konkursie. Oprócz realizacji ww. celów Urząd jest również pracodawcą, w związku z czym przetwarza dane swoich pracowników, czy też stażystów i praktykantów, którzy odbywają staże i praktyki oraz osób starających się o pracę w Urzędzie.

Na terenie budynków administracyjnych Urzędu: Rynek 1, Kochanowskiego 14, Srebrna 2 oraz Hali Widowiskowo-Sportowej ul. Sportowa 1 zainstalowany jest również monitoring wizyjny (kamery). Celami zainstalowanego monitoringu są: zapewnienie porządku publicznego i bezpieczeństwa osobom przebywającym na terenie ww. obiektów, ochrona mienia,oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Urząd na szkodę. Na terenie miasta funkcjonuje monitoring wizyjny Miasta Cieszyna. Punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą oraz podmiotów uprawnionych do dostępu do monitoringu miejskiego na podstawie przepisów prawa (organy ścigania oraz inne podmioty, które wykażą w tym interes prawny) jest: Straż Miejska w Cieszynie, ul. Limanowskiego 7, 43-400 Cieszyn.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych może być:

1. art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia 2016/679 - wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

2. art. 6 ust. 1 lit. e) rozporządzenia 2016/679 - wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;

3. art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 2016/679 - przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy, której stroną jestosoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy;

4. art. 6 ust. 1 lit. d) rozporządzenia 2016/679 - przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;

   w przypadku wspomnianego wyżej konkursu podstawą prawną będzie:

5. art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2016/679 - osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Zgodnie z obowiązującym prawem odbiorcą Państwa danych osobowych mogą być inne podmioty administracji publicznej, w tym miejskie jednostki organizacyjne, jeżeli np. rozstrzygnięcie Państwa sprawy wymaga konsultacji z innym podmiotem lub do przekazania tych danych gmina Cieszyn zobowiązana jest przepisami prawa. Odbiorcami Państwa danych są również podmioty przetwarzające dane w imieniu gminy. Do tych podmiotów zaliczają się firmy informatyczne, które świadczą usługi serwisowe oprogramowania służącego do przetwarzania Państwa danych, z którego korzysta Urząd. Podstawą prawną przetwarzania danych w imieniu gminy jest art. 28 rozporządzenia 2016/679.

Okres przechowywania Państwa danych zależy od celu przetwarzania danych oraz ustalany jest na podstawie:

1. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

2. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

3. innego szczególnego przepisu prawa, regulaminu.

Na podstawie rozporządzenie 2016/679 przysługuje Państwu prawodo:

1. dostępu do swoich danych osobowych;

2. sprostowania swoich danych osobowych;

3. usunięcia danych osobowych;

4. ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

5. przenoszenia danych;

6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

   W przypadku, kiedy podstawą prawną jest zgoda na przetwarzanie danych mają Państwoprawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

   Mogą Państwo zwrócić się do Burmistrza Miasta Cieszyna, o realizację przysługujących Państwu praw. Podkreślić jednak należy, że ze względu np. na wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Burmistrzowi Miasta Cieszyna, jako administratorowi, niektóre prawa, o których mowa wyżej mogą nie mieć zastosowania lub mogą być ograniczone na podstawie rozporządzenia 2016/679 lub przepisów szczególnych. Realizacja tych praw uzależniona jest więc od celu przetwarzania oraz podstawy prawnej przetwarzania.

Państwa dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 rozporządzenia 2016/679.

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Państwa danych narusza przepisy rozporządzenia 2016/679.

W związku z realizowanymi zadaniami publicznymi przez Burmistrza Miasta Cieszyna podanie przez Państwa danych osobowych w trakcie załatwiania spraw jest obowiązkowe i wynika z przepisów prawa. W innych przypadkach może być dobrowolne, ale bez ich podania nie będzie możliwości np. udziału w organizowanym konkursie, podpisania umowy z gminą, itp.

Dodatkowe informacje o zasadach przetwarzania danych możecie Państwo uzyskać na stronie bip.um.cieszyn.pl. w dziale „Ochrona danych osobowych” oraz „Jak załatwić sprawę w Urzędzie Miejskim” przy wybranych procedurach administracyjnych.

Z poważaniem,