Zarządzenie nr 0050.496.2022
Wersja strony w formacie XMLwydane przez | Burmistrza Miasta Cieszyna |
---|---|
z dnia | |
w sprawie | scentralizowanych zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Gminie Cieszyn i jej jednostkach budżetowych |
uchyla/traci moc | 0050.479.2018, |
Status | obowiązujące |
Zarządzenie Nr 0050.496.2022
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 26 września 2022 roku
w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Gminie Cieszyn i jej jednostkach budżetowych
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.) oraz art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotów środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 280)
§ 1
Zarządzenie określa zasady skonsolidowanego rozliczania podatku od towarów i usług (dalej VAT) obejmującego Gminę Cieszyn i jej jednostki organizacyjne działające w formie jednostek budżetowych.
§ 2
W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń VAT w Gminie Cieszyn, zwanej dalej "Gminą", i jej jednostkach budżetowych, zwanych dalej Jednostkami", ustala się ogólne zasady obowiązujące w tym zakresie.
§ 3
Zasady określone w niniejszym zarządzeniu obejmują Urząd Miejski jako jednostkę obsługującą Gminę - Miasto Cieszyn oraz wszystkie jednostki według wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, sporządzonego z podaniem pełnej nazwy jednostki, adresu oraz przyjętego dla tych jednostek symbolu (kodu).
§ 4
Zobowiązuje się dyrektorów jednostek do:
- Wprowadzania we wszystkich zawieranych przez jednostki, w imieniu i na rzecz Gminy, umowach cywilnoprawnych następujących danych:
- dane identyfikacyjne podmiotu zawierającego umowę:
Gmina Cieszyn, Rynek 1, 43-400 Cieszyn oraz w razie konieczności NIP 5482404950 lub inne dane identyfikujące jednostkę; - dane osoby reprezentującej, zawierającej i podpisującej umowę tj: dyrektora jednostki na podstawie pełnomocnictwa nr z dnia..... Burmistrza Miasta Cieszyna,
- pełna nazwa jednostki budżetowej i jej adres,
- wartość umowy kwotą brutto ze wskazaniem, że obejmuje określoną stawkę VAT (można podać wartość netto, kwotę VAT i wartość brutto),
- dokładny adres odbiorcy, czyli wskazanie adresu, na który należy doręczać fakturę,
- określenie terminu płatności nie krótszego niż 14 dni od dnia doręczenia na wskazany w umowie adres, poprawnie wystawionej faktury.
- dane identyfikacyjne podmiotu zawierającego umowę:
- Zapewnienia każdorazowo na żądanie upoważnionych osób niezwłocznego przedłożenia zawartych umów oraz prowadzonych rejestrów tych umów.
- Kontrasygnowanie zawieranych umów przez głównego księgowego jednostki budżetowej zgodnie z upoważnieniem, posługując się w tym celu imienną pieczątką o następującej treści "Z upoważnienia Skarbnika Miasta Cieszyna".
- Prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży za poszczególne miesiące rozliczeniowe (rejestrów sprzedaży). Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wystawionych przez jednostkę faktur, jak i na podstawie innych dowodów dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej - dobowe, miesięczne wydruki z kas fiskalnych. Ewidencja sprzedaży może być prowadzona np. na podstawie zestawień kwitariuszy wydanych obiadów na stołówce szkolnej lub zestawień przypisów księgowych odnośnie czynszu najmu, pod warunkiem przysługującego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedmiotowego zwolnienia ze stosowania kas fiskalnych.
- Prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące (rejestrów zakupu)
- jeżeli jednostce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie otrzymanych faktur i to jedynie takich, z których jednostka posiada pełne lub częściowe - wynikające z ustawy o VAT - prawo do odliczeń podatku naliczonego. Prawo takie przysługuje jednostce wyłącznie wówczas, gdy dokonany zakup związany jest z czynnościami jednostki, które są opodatkowane stawkami podatku VAT w wysokości 23%, 8%, 7% lub 5%. W rejestrach nie należy ujmować wydatków związanych:
- wyłącznie z działalnością statutową jednostki;
- wyłącznie z wykonywaniem przez jednostkę czynności zwolnionych z podatku VAT;
- wyłącznie z działalnością statutową oraz z czynnościami zwolnionymi z podatku VAT;
- z zakupem towarów i usług, z tytułu którego nie przysługuje prawo odliczenia podatku naliczonego (np. zakupem usług noclegowych i gastronomicznych), z uwzględnieniem przepisów art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług.
- Zapewnienia w wykorzystywanych programach finansowo- księgowych funkcjonalności pozwalającej na generowanie oraz przesyłanie w formie elektronicznej, poprzez Portal FB, Jednolitych Plików Kontrolnych VAT wymaganych przepisami prawa lub rejestrów VAT, w celu wygenerowania zbiorczych plików JPK VAT obejmujących część deklaracyjna i ewidencyjną.
- Ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia i uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.
§ 5
- W celu zapewnienia poprawności i jednolitości rozliczeń VAT ustala się metodę bezpośredniego rozliczenia podatku naliczonego (przez każdą jednostkę samodzielnie zgodnie z przypisami ustawy o podatku od towarów i usług).
- VAT należny i VAT naliczony, który pomniejsza kwotę VAT należnego, wykazuje się w JPK VAT jednostkowych, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3.
- Stosuje się podzieloną płatność (split payment) zgodnie z art. 108a do 108 f ustawy o podatku od towarów i usług oraz Zarządzeniem 0050.484.2022 Burmistrza Miasta Cieszyna z dnia 19 września 2022 roku zmieniającym Zarządzenie Nr 0050.1.2020 Burmistrza Miasta Cieszyna z dnia 2 stycznia 2020 roku w sprawie dokonywania przez Gminę Cieszyn i jednostki organizacyjne Gminy Cieszyn płatności za nabyte towary i usługi z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment).
§ 6
- Faktury wystawiane przez jednostki budżetowe muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Przy czym ustala się, że dane identyfikacyjne podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu wpisywane będą na fakturach następująco:
FAKTURA SPRZEDAŻY | FAKTURA NABYCIA (zakupu) |
Sprzedawca - Miasto Cieszyn Rynek 1,43-400 Cieszyn NIP 548 24 04 950 nazwa jednostki (wystawca) adres jednostki |
Nabywca - Miasto Cieszyn Rynek 1, 43-400 Cieszyn NIP 548 24 04 950 nazwa jednostki (odbiorca) adres jednostki |
- Powyższy schemat nie dotyczy Urzędu Miejskiego obsługującego Gminę - Miasto Cieszyn, dla którego w fakturach sprzedaży i fakturach nabycia odpowiednio sprzedawcą, wystawcą lub nabywcą i odbiorcą jest Miasto Cieszyn.
- Adresem doręczenia faktury jest zawsze adres jednostki budżetowej.
§ 7
Dokumentowanie odpłatnych czynności pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego odbywać się będzie według następujących zasad:
- Wszelkie odpłatne czynności jednostek budżetowych na rzecz własnej Gminy Cieszyn (i odwrotnie), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy samymi jednostkami budżetowymi (w tym dostawa i refakturowanie mediów), stanowiące transakcje wewnętrzne, dokumentować należy notami księgowymi, które nie powinny być ujmowane w ewidencjach sprzedaży, ani w cząstkowych JPK VAT składanych przez te jednostki budżetowe Gminie Cieszyn,
- W celu zachowania jednolitości w nazewnictwie, zaleca się, aby dane identyfikacyjne stron transakcji wewnętrznych były zgodne z danymi określonymi w § 6 ust. 1,
- Zapis pkt 1 nie dotyczy odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (inna gmina, powiat, województwo). Wówczas taką transakcję dokumentuje się fakturą, a wynikające z niej kwoty ujmowane są w ewidencjach sprzedaży oraz cząstkowych JPK VAT składanych przez jednostki budżetowe Gminie Cieszyn.
§ 8
- W przypadku posiadania kas rejestrujących, dane identyfikacyjne na dokumentach generowanych przez te kasy (paragonach fiskalnych) powinny być zgodnie z danymi wskazanymi w § 6 ust. 1.
- W jednostkach budżetowych nie posiadających kas, zobowiązuje się ich dyrektorów do bieżącego analizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku zainstalowania kas rejestrujących. Informacje w tym zakresie należy przekazać do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego, który dokona ich rejestracji w Urzędzie Skarbowym.
§ 9
- W celu ujednolicenia numeracji wystawianych faktur oraz faktur korygujących, wprowadza się jednolity sposób numeracji, według następującej struktury:
kod literowy jednostki - do 4 znaków /symbol literowo-cyfrowy rejestru - do 3 znaków /numer kolejny w skali miesiąca, nadawany osobno w ramach prowadzonych rejestrów - do 5 znaków /oznaczenie miesiąca - 2 znaki /oznaczenie roku - 4 znaki, np: SSM/RS/00001/07/2022 (Szkolne Schronisko Młodzieżowe, Rejestr sprzedaży, nr fa. 1 z lipca 2022 r.). - Dla faktur korygujących, można prowadzić odrębną numerację w tym samym schemacie i odrębne rejestry.
§ 10
- W przypadku stwierdzenia, na fakturach zakupowych otrzymywanych od kontrahentów, błędu dotyczącego elementów opisowych faktury np: źle wpisany adres nabywcy bądź sprzedawcy, niewłaściwy NIP, błędnie podana data sprzedaży, należy wystawić notę korygującą zgodnie z przepisami ustawy o VAT i uzyskać akceptację sprzedawcy.
- Dla not korygujących należy prowadzić odrębną numerację według własnego systemu a zaakceptowane noty podłączyć pod faktury, których dotyczą.
§ 11
W celu zachowania spójności uzyskiwanych danych z ewidencji sprzedaży i zakupu VAT (rejestrów) i konieczności ich agregacji w systemie Portal FB VAT, ustala się jednolity sposób prowadzenia rejestrów, określając ich ilość, zakres i sposób oznaczenia, według zasad ujętych w słownikach i ustawieniach systemu Portal FB VAT.
§ 12
- W celu prawidłowego i terminowego rozliczenia przez Gminę podatku VAT z Urzędem Skarbowym zobowiązuje się dyrektorów jednostek budżetowych do:
- wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowe rozliczanie w jednostce podatku od towarów i usług i przekazania, w formie pisemnej, tych danych do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego, jak również każdorazowo w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej w terminie do 7 dni od zaistnienia tego faktu,
- sporządzania ewidencji (rejestrów VAT), które będą ujmowały transakcje sprzedaży oraz transakcje zakupu podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT i ich prowadzenia zgodnie z wytycznymi określonymi w niniejszym zarządzeniu,
- sporządzania JPK VAT (jednostkowych) na podstawie danych wynikających ze sporządzanych przez jednostkę rejestrów i ewidencji księgowej prowadzonej w szczególności na kontach grupy 225 - rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku VAT, grupy 7 - przychody, grupy 4 - koszty według rodzaju i grupy 080 - środki trwałe w budowie, w przypadku ponoszenia wydatków na inwestycję, od których przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT,
- ujmowania, w poszczególnych pozycjach JPK, kwot w złotych i groszach (nie należy stosować zaokrągleń), jak również wartości zerowych (zgodnie z zasadą kompletności),
- przekazywania do Wydziału Finansowego w systemie Portal FB VAF w terminie do 14-tego dnia następnego miesiąca, comiesięcznego jednostkowego JPK VAT, również JPK zerowego, wraz z rejestrami sprzedaży oraz, jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT - rejestrami zakupu. Jeżeli 14 dzień miesiąca przypada na dzień wolny od pracy to w/w dokumenty należy przekazać w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym wskazany dzień,
- rejestry i JPK VAT powinny być podpisane przez dyrektora i głównego księgowego jednostki. Jeżeli wykorzystywane systemy pozwalają na złożenie podpisu elektronicznego wówczas wystarczy złożyć w/w dokumenty w Portalu FB VAT. Jeżeli będzie to niemożliwe, to należy złożyć kompletną dokumentację o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 5 na biurze podawczym Urzędu Miejskiego w Cieszynie.
- równoległego przesyłania, w formie skanu, na adres e-mail: urzad@um.cieszyn.pl podpisanego przez główną księgową wydruku z sald kont księgowych z grupy 225, wskazującego zgodność i prawidłowość kwot wykazanych w JPK VAT z danymi z ewidencji księgowej,
- oznaczania przesyłanych drogą e-mail dokumentów według następującego klucza - kod jednostki /nazwa dokumentu /miesiąc rok, (np.:SSM_Salda_07_2022),
- równoległego ze złożeniem JPK VAT przesyłania, z konta VAT lub konta dochodów jednostki na wyodrębnione konta Gminy Cieszyn, kwoty należnego Urzędowi Skarbowemu podatku VAT. Kwota podatku ma odpowiadać kwocie wskazanej w JPK VAT cząstkowego w pozycji pn: "Kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego",
- przesyłania drogą elektroniczną jednolitego pliku kontrolnego JPK_VAT - Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT. Jednostki budżetowe, które będą przesyłały drogą elektroniczną do Portalu FB VAT dane w formie JPK_VAT, zobowiązane będą do złożenia na biurze podawczym Urzędu Miejskiego w Cieszynie lub w formie skanu, na adres e-mail urzad@um.cieszyn.pl, w terminie określonym w § 12 ust. 1 pkt 5, podpisanej przez głównego księgowego i dyrektora jednostki JPK VAT oraz sald kont księgowych potwierdzających zg. danych ujętych w księgach rachunkowych z danymi z JPK VAT cząstkowego,
- składania oświadczenia o dokonaniu zapłaty wszystkich faktur zakupowych ujętych w rejestrach zakupu i deklaracjach jednostkowych VAT7, w przypadku wyboru przez Gminę Cieszyn możliwości skorzystania z przyspieszonego zwrotu kwoty nadwyżki podatku naliczonego nad należnym, wynikającej z zbiorczej JPK VAT,
- niezwłocznego, a najpóźniej w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości, zgłaszania do Wydziału Finansowego nieprawidłowości w rozliczeniu VAT za dany miesiąc, sporządzenia i przesłania korekty JPK, skorygowanych rejestrów i sald kont księgowych wraz z pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty, zgodnie z przyjętymi w niniejszym zarządzeniu zasadami przesyłania dokumentów, w przypadku, gdy korekta rozliczeń VAT jednostki wiąże się z wystąpieniem zaległości podatkowej oraz odsetek od tej zaległości jednostka zobowiązana jest do ich pokrycia,
- składania dokumentacji korygującej dotyczącej okresu rozliczeniowego, za który przesyła się deklarację łączną, najpóźniej dzień przed ustawowym terminem jej składania w urzędzie skarbowym.
- Dla jednostek, które nie uzyskały możliwości przesyłania rejestrów VAT w formie elektronicznej ustala się, że deklaracje będą wprowadzać bezpośrednio w Portalu FB VAT, natomiast skany sporządzonych i podpisanych rejestrów VAT przesyłać na adres e-mail: urzad@um.cieszyn.pl. W temacie wiadomości elektronicznej należy wpisać kod jednostki /VAT /miesiąc /rok, którego dotyczą przesiane dokumenty (SSM_VAT_07_2022).
§ 13
- Agregacja danych zawartych w jednostkowych rejestrach sprzedaży i zakupu oraz deklaracjach VAT-7 i JPK przekazanych przez jednostki, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Cieszynie celem sporządzenia zbiorczego JPK VAT dla Miasta Cieszyn.
- W przypadku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, postępowania podatkowego lub postępowania kontrolnego, jednostki zobowiązane są do przekazania do Urzędu Miejskiego w Cieszynie wszelkich informacji oraz dokumentów, w terminie wskazanym przez pracownika Urzędu zajmującego się rozliczeniem VAT.
§ 14
Dokumentacja z zakresu rozliczeń podatku VAT oraz ewidencja księgowa będzie podlegała okresowemu sprawdzaniu przez upoważnionego pracownika Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Cieszynie.
§ 15
Instrukcja zawierająca szczegółowe wytyczne do rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług dla czynności dokonywanych przez jednostki, jest określona odrębnym zarządzeniem.
§ 16
Zarządzenie niniejsze należy traktować jako jeden z elementów polityki rachunkowości Urzędu Miejskiego w Cieszynie, obejmującego zasady scentralizowanego rozliczania podatku VAT Miasta Cieszyna.
§ 17
Zobowiązuje się dyrektorów jednostek budżetowych Gminy Cieszyn do przestrzegania reguł wynikających z niniejszego zarządzenia i do ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.
§ 18
Dyrektorzy jednostek budżetowych objętych scentralizowanym rozliczeniem VAT powinni dochować należytej staranności w kontaktach z kontrahentami w celu zminimalizowania ryzyka naruszenia prawa lub oszustwa. Ponoszą odpowiedzialność za kompletność, prawidłowość i rzetelność danych prezentowanych w JPK VAT cząstkowych, stanowiących podstawę do sporządzania łącznego JKP VAT.
§ 19
Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta, Naczelnikowi Wydziału Finansowego, naczelnikom, kierownikom, szefom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Cieszynie, dyrektorom jednostek budżetowych Gminy Cieszyn.
§ 20
Tracą moc Zarządzenie Nr 0050.479.2018 Burmistrza Miasta Cieszyna z dnia 30 lipca 2018 roku, w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Gminie Cieszyn i jej jednostkach budżetowych.
§ 21
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr
0050.496.2022
Burmistrza Miasta Cieszyna
z dnia 26 września 2022 roku
Lista jednostek budżetowych Gminy Cieszyn objętych procesem centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług.
L.p. | Nazwa jednostki budżetowej | Adres | Symbol (kod) jednostki |
1. | Centrum Usług Wspólnych | Cieszyn, ul. Ratuszowa 1 | CUW |
2. | Dom Spokojnej Starości w Cieszynie | Cieszyn, ul. A. Mickiewicza 13 | DSS |
3. | Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Cieszynie | Cieszyn, ul. Skrajna 5 MOPS | |
4. | Miejski Zarząd Dróg w Cieszynie | Cieszyn, ul. Liburnia 4 | MZD |
5. | Przedszkole nr 1 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Dr. J. Michejdy 10 | P1 |
6. | Przedszkole nr 2 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Ks. Trzanowskiego 4 | P2 |
7. | Przedszkole nr 4 w Cieszynie | Cieszyn, ul. K. Miarki 15 | P4 |
8. | Przedszkole nr 7 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Gen. J. Hallera 163 | P7 |
9. | Przedszkole nr 8 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Chrobrego 1 | P8 |
10. | Przedszkole nr 9 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Bucewicza 25 | P9 |
11. | Przedszkole nr 16 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Bielska 75 | P16 |
12. | Przedszkole nr 17 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Frysztacka 161 | P17 |
13. | Przedszkole nr 18 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Z. Kossak-Szatkowskiej 6 | P18 |
14. | Przedszkole nr 19 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Skrajna 5 | P19 |
15. | Przedszkole nr 20 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Św. Jerzego 4 | P20 |
16. | Straż Miejska w Cieszynie | Cieszyn, ul. Limanowskiego 7 | SM |
17. | Szkolne Schronisko Młodzieżowe | Cieszyn, ul. Błogocka 24 | SSM |
18. | Szkoła Podstawowa nr 1 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Matejki 3 | SP1 |
19. | Szkoła Podstawowa nr 2 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Chopina 27 | SP2 |
20. | Szkoła Podstawowa nr 3 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Gen. J. Hallera 8 | SP3 |
21. | Szkoła Podstawowa nr 4 w Cieszynie | Cieszyn, pl. Wolności 7a | SP4 |
22. | Szkoła Podstawowa nr 5 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Wojska Polskiego 1 | SP5 |
23. | Szkoła Podstawowa nr 6 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Katowicka 68 | SP6 |
24. | Szkoła Podstawowa nr 7 w Cieszynie | Cieszyn, ul. Bielska 247 | SP7 |
25. | Urząd Miejski w Cieszynie | Cieszyn, ul. Rynek 1 | UM |
26. | Żłobki Miejskie w Cieszynie | Cieszyn, ul. Moniuszki 13 | ŻM |