Wieloosobowe Stanowisko ds. spraw Kancelaryjnych

Zakres odpowiedzialności 
Pracownicy na tym stanowisku realizują zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu dokumentacyjnego MZD oraz obsługę biura Dyrekcji. Stanowisko odpowiada za prawidłowy obieg korespondencji, utrzymanie rejestrów publicznych i wsparcie procesów decyzyjnych poprzez nadzór nad aktami prawnymi i procedurami wewnętrznymi.

Pracownicy stanowiska realizują w szczególności następujące zadania:
Obsługa sekretariatu i kancelarii:
1.1 Przyjmowanie i rejestracja korespondencji przychodzącej,

1.2 Doręczanie pism wychodzących do instytucji miejskich mających siedzibę na terenie miasta,

1.3 Obsługa kancelaryjna Dyrektora i Zastępcy Dyrektora.

1.4 Prowadzenie sekretariatu MZD. 

Zarządzanie dokumentacją:
2.1 Rejestry korespondencyjne: korespondencja przychodząca i wychodząca, skarg i wniosków, interpelacji i zapytań Radnych.

2.2 Rejestry dokumentów prawnych: umów i ich aneksów, zarządzeń Dyrektora MZD, zarządzeń Burmistrza, uchwał Rady Miejskiej, spraw przekazanych Radcy Prawnemu, 

2.3 Rejestry administracyjne: upoważnień i pełnomocnictw, delegacji służbowych, kart przyjęcia stron, kart informacyjnych, pieczęci

Procedury i akty wewnętrzne:
3.1 Opracowywanie projektów zarządzeń Dyrektora,

3.2 Zapoznawanie kierowników i koordynatorów z zarządzeniami Dyrektora,

Administracja uprawnieniami:
4.1 Przygotowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw,

4.2 Prowadzenie rejestru delegacji służbowych,

4.3 Rejestracja kart przyjęcia stron.

5. Realizacja innych zadań powierzonych do wykonania przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora MZD.